Krótko mówiąc, istotę procesu zarządzania można sformułować jako osiągnięcie wyznaczonego celu cudzymi rękami. Przekazywanie poleceń kontrolnych pochodzących od kierownika przedsiębiorstwa i przekazywanych przez kierowników działów odbywa się za pomocą łańcucha zamówień. Zadaniem każdego kierownika, stojącego na węźle strukturalnego schematu pracy firmy, jest prawidłowe formułowanie takich zleceń, co nie pozwala na niejednoznaczne interpretacje i wyklucza możliwość ich niezrealizowania.
Jak poprawnie złożyć zamówienie?
Konieczne jest prawidłowe złożenie zamówienia, a jednocześnie upewnienie się, że pracownik je rozumie i wie, jak osiągnąć swój cel. Dlatego proces wydawania zleceń powinien mieć określoną sekwencję i składać się z kilku kroków.
Na początek nigdy nie wydawaj poleceń w biegu, zwłaszcza jeśli są to naprawdę ważne wskazówki. Najlepiej zrobić to w biurze, gdyż łatwiej będzie przyciągnąć uwagę pracownika i sprawić, by od razu skupił się na tym, co mu powiesz. Sprawdź jego gotowość do wysłuchania i nakreśl problem lub ogólny problem. Krótko podsumuj, co jest wymagane, aby go rozwiązać. Wskazane jest, aby zmusić pracownika do samodzielnego sformułowania tego zadania za pomocą pytań wiodących. W tym przypadku wykona ją ze szczególną gorliwością, ponieważ uzna, że to jego decyzja i jest odpowiedzialny za jej pomyślną realizację.
Krokowo skonkretyzuj proces realizacji zadania, odwołując się do tych źródeł i zasobów, które będą wymagane w jego rozwiązaniu. Ustaw termin wykonania każdego kroku lub całego zadania jako całości, wskazując kryteria wydajności. Nie bądź leniwy i jeszcze raz sprawdź, jak dobrze rozumiany jest cel, a droga do jego osiągnięcia jest jasna. Wskaż, jakie możliwe błędy można popełnić, aby im zapobiec. Zmotywuj pracownika do wykonania tego polecenia i zakończ rozmowę, dając do zrozumienia, że nadszedł czas, aby przejść od słów do czynów.
Psychologiczne niuanse
Aby twój poprawny algorytm wydawania rozkazów działał w 100%, konieczne jest uwzględnienie pewnych aspektów psychologicznych. Aby wszystko, co powiesz, zostało zrozumiane jednoznacznie, porozmawiaj z pracownikiem, biorąc pod uwagę jego intelekt i doświadczenie. Rozkaz nie powinien zawierać ironii ani podwójnego znaczenia. Nie używaj technik artystycznych przy wyrażaniu swojego pomysłu - bądź konkretny i jasny.
Zrezygnuj ze sformułowań: „potrzebuję…”, „chcę…” itp., mów tak, aby zadanie było postrzegane jako konieczność dla wspólnej sprawy, potrzeby firmy. Zwróć uwagę na intonację, z jaką wydajesz zamówienie. Uprzejmy, zdystansowany, grożący lub rozkazujący ton wywołuje wewnętrzny protest i zniechęca osobę do wykonywania Twoich poleceń. Zaufanie i szacunek – tym musi wykazać się lider, który chce, aby jego prośby i rozkazy były bezwarunkowo i poprawnie wykonywane.
