Do księgowości, obiegu i przechowywania różnych dokumentów służby personalne wykorzystują księgi zamówień, urlopów, oświadczeń i referencji. Rejestry rejestracyjne są dokumentami do użytku wewnętrznego i są przechowywane w dziale personalnym organizacji, a specjalnie wyznaczona osoba jest odpowiedzialna za prowadzenie i przechowywanie tych dokumentów.
Instrukcje
Krok 1
Skorzystaj z zatwierdzonego przez ministerstwo formularza dziennika zamówień lub zaprojektuj go samodzielnie. Zrób okładkę z ciężkiego materiału. Na środku arkusza napisz nazwę organizacji i tytuł książki. Poniżej wskaż daty rozpoczęcia i zakończenia logowania. Na tylnej okładce umieść informacje o osobie odpowiedzialnej za przechowywanie i wypełnienie dokumentu: podaj stanowisko, nazwisko i inicjały pracownika.
Krok 2
Upewnij się, że strony nie mogą być modyfikowane ani usuwane z magazynu. Ponumeruj i zasznuruj strony księgi. Na ostatniej stronie umieść pieczęć woskową lub mastyksową, podaj gotowy szablon do certyfikacji szefowi działu personalnego lub szefowi organizacji. Zanotuj: _ kartki są ponumerowane, zasznurowane, zapieczętowane w tym dzienniku. Reżyser: _ (podpis, odszyfrowanie podpisu). Data: _ (dzień, miesiąc, rok)”.
Krok 3
Wybierz dogodną orientację strony (pozioma, pionowa) do rejestrowania wpisów. W razie potrzeby ułóż tabelę zawierającą następujące kolumny:
- numer seryjny rekordu;
- Data wejścia;
- numer seryjny zamówienia;
- stanowisko, nazwisko i inicjały osoby podpisującej zamówienie;
- podsumowanie zamówienia.
Jeśli nie czujesz się komfortowo w widoku tabelarycznym, przechowuj zapisy w dowolnej formie. Najważniejsze jest przestrzeganie kolejności przypisywania numerów według dat zatwierdzania zamówień i odzwierciedlenie powyższych informacji w księdze rachunkowej.
Krok 4
Zapisuj wpisy dziennika zamówień niebieskim, czarnym lub fioletowym atramentem. Nie zezwalaj na wymazywanie, wymazywanie i usuwanie wcześniej dokonanych oznaczeń. Jeśli musisz wprowadzić zmiany, przekreśl poprawiony tekst jednym wierszem, aby nadal można go było przeczytać. W tej samej kolumnie lub wierszu wprowadź nowy poprawny wpis. Prosimy o podpisanie i podanie daty zmiany. Jeśli nie jest możliwe (na przykład brak wolnego miejsca) poprawienie błędu w miejscu, utwórz nowy rekord poniżej, a obok nieaktualnych informacji zaznacz pole „rekord jest nieprawidłowy”.
Krok 5
Kiedy przestaniesz rejestrować dziennik, zanotuj datę ważności dziennika na przedniej okładce dziennika.
