Rozkaz jest dokumentem o dużym znaczeniu praktycznym. Wskazuje na konkretne działania: zatrudnianie i zwalnianie pracownika, postępowanie dyscyplinarne, konieczność wprowadzenia nowej technologii i wiele więcej. Urzędnik musi zapewnić przechowywanie tego typu dokumentów i możliwość szybkiego odnalezienia właściwego. W tym celu każdemu zamówieniu nadawany jest unikalny numer identyfikacyjny.
Niezbędny
- - Zamówienia;
- - dziennik pokładowy;
- - instrukcja zarządzania dokumentacją kadrową;
- - 2 lub 3 foldery.
Instrukcje
Krok 1
Formularz rejestracyjny dla zamówień nie jest ściśle regulowany przez prawo. Istnieje standardowa instrukcja opublikowana przez Rosarchowa 27 listopada 2000 r., która stanowi, że numeracja zamówień według personelu i główna działalność powinna być przeprowadzana oddzielnie w ciągu roku kalendarzowego. Jeśli pracujesz w małej firmie, w której sekretarka wykonuje również pracę urzędniczą, zacznij 3 teczki i 3 dzienniki rejestracyjne.
Krok 2
Sporządź instrukcję pracy biurowej. Może składać się tylko z kilku elementów. Wskaż, które zamówienia powinny być przechowywane przez 5 lat, a które - 75. Napisz, na jakie tablice są podzielone zamówienia dla Twojego przedsiębiorstwa i jak zdecydowałeś się je wyznaczyć. Zlecenia na działalność główną są zazwyczaj numerowane kolejnym numerem, a zlecenia personalne numerem i literą. Na przykład numer może wyglądać jak „Zamówienie nr 2-l/s” lub „Zamówienie nr 2-k”. Pomyśl o różnych oznaczeniach dokumentów o różnym okresie przechowywania. Na przykład krótkoterminowe można oznaczyć jako personel, a długoterminowe - jako personel.
Krok 3
Podziel zamówienia według personelu na 2 części według okresu przydatności do spożycia. Dokumenty dotyczące zapewnienia urlopu zwykłego lub edukacyjnego, krótkoterminowej podróży służbowej, zachęt i sankcji dyscyplinarnych są przechowywane przez 5 lat. Zlecenia na zatrudnienie, przeniesienie, zwolnienie, długie podróże służbowe i długie wakacje składaj do innego folderu. Wpisz nazwę folderu i datę ważności na okładkach segregatorów. Wypełnij zamówienia dla głównej działalności osobno
Krok 4
W dużych firmach zamówienia wydają różne służby. Dokumentację dotyczącą głównej działalności z reguły prowadzi sekretarz, a personel - dział personalny. W związku z tym każdy ma własny folder i własne księgi rachunkowe. Wystarczy, że specjalista ds. HR uruchomi 2 książki i 2 teczki, dzieląc dokumenty według okresów przechowywania. Jednak przy bardzo dużym przepływie dokumentów, każdy folder jest często dzielony ze względu na rodzaje zleceń. Jeśli Twoje przedsiębiorstwo wdrożyło oddzielny system pamięci masowej, nadal numeruj zamówienia we wspólnej macierzy i rejestruj je w jednym dzienniku.
Krok 5
Zlecenia dotyczące głównej działalności mogą dotyczyć nie tylko całej firmy, ale także poszczególnych oddziałów. Opracuj kod dla każdego działu lub działu. Może to być litera lub cyfra. Nie zapominaj, że oznaczenie zleceń dla głównej działalności powinno różnić się od tego, który jest przyjęty w zarządzaniu aktami personalnymi Twojej firmy. W tym przypadku numeracja wpisuje się w ogólny zakres „działalności głównej”.
