Zamówienie dotyczy dokumentów administracyjnych, wydawane jest przez kierownika organizacji działającego na zasadzie jednoosobowego zarządzania i jest obowiązkowe do realizacji. Dokument ten powinien być publikowany tylko wtedy, gdy jest to konieczne, zawierać szczegółowe instrukcje dla określonych osób lub całego zespołu, nie powinien być zapychany zbędnymi, niepotrzebnymi informacjami.
Pierwsza grupa zleceń powinna zawierać dokumenty organizacyjne i zarządcze. Wydawane są w przypadkach, gdy firma musi określić kolejność (strukturę) zarządzania, obsadę kadrową, wprowadzić zmiany w tabeli kadrowej, rozwiązać problemy związane z reorganizacją (utworzeniem lub likwidacją pionów strukturalnych) itp. Zlecenia organizacyjne są wydawane na papier firmowy, w dowolnej formie. Są rejestrowane i przechowywane przez sekretarza lub osobę odpowiedzialną za prowadzenie ewidencji w przedsiębiorstwie. Okres przechowywania takich zamówień jest nieograniczony.
Druga grupa to zlecenia operacyjne dla działalności administracyjnej i gospodarczej. Z ich pomocą rozwiązywane są problemy bieżącej pracy przedsiębiorstwa, wyposażenia technicznego, zaopatrzenia. Wydawane są na podstawie wyników pracy na określony czas, na podstawie wyników kontroli, audytów itp. Procedura wydawania i rejestracji takich zleceń jest podobna jak w poprzedniej grupie, ale ich okres przechowywania wynosi 5 lat. Po upływie określonego okresu są niszczone w określony sposób.
Kolejna grupa to zamówienia dla personelu. Są one sporządzane, rejestrowane i przechowywane w dziale zarządzania personelem. Zgodnie z warunkami zamówienia rozróżnia się na przechowywanie długoterminowe (75 lat) i krótkoterminowe (poniżej 10 lat).
Do pierwszych należą zlecenia przyjęcia, zwolnienia, stałego i długoterminowego tymczasowego przeniesienia, zmiany nazwiska, nadania kwalifikacji, tytułów, stopni, długich podróży służbowych itp. Zlecenia te są ewidencjonowane w osobnym dzienniku, posiadają literę „l/ s” lub „k”. Pod koniec roku są one z reguły numerowane, zszywane razem z dziennikiem pokładowym i przekazywane do archiwum. Po drugie - zamówienia na udzielenie urlopu, krótkoterminowe podróże służbowe, tymczasowe przeniesienia i zastępstwa, staże itp. Zamówienia te są przechowywane przez 5 lat, po czym są niszczone wraz ze sporządzeniem ustawy.
Większość zleceń dla personelu sporządzana jest na standardowych formularzach. Na przykład przy ubieganiu się o pracę stosuje się formularz T-1, przy przenoszeniu - T-5, przy wysyłaniu pracowników w podróż służbową - T-9…. Jeśli wymagany formularz nie znajduje się wśród formularzy ujednoliconych (na przykład w przypadku zamówienia na uaktualnienie kategorii kwalifikacji), firma może opracować własny formularz.
