Nomenklatura to lista wszystkich spraw, które składają się na archiwum i są nowo otwarte w danej organizacji, wprowadzone do systemu. Musi wskazywać indeks sprawy, nazwę, ustalone warunki jej przechowywania.
Odmiany nomenklatury
W pracy biurowej wyróżnia się trzy główne rodzaje nazewnictwa: standardowe, przybliżone i indywidualne. Norma jest ustanowiona przez prawo federalne i służy jako wzór do sporządzania nomenklatury w organizacjach tego samego typu. Przybliżona nomenklatura nie obejmuje ściśle znormalizowanej liczby przypadków. Zawiera listę spraw zalecanych do otwierania wraz z ich indeksami. Powyższe rodzaje nomenklatury są opracowywane w organizacjach i instytucjach państwowych i komunalnych. Pracownicy organizacji prywatnych na podstawie dokumentów statutowych, rodzajów sprawozdawczości, planów pracy itp. opracowywana jest indywidualna lista przypadków. Obejmuje całą objętość utworzonych spraw przedsiębiorstwa.
Procedura opracowywania nomenklatury
Co roku, na podstawie starej, sporządzana jest nowa nomenklatura spraw. Ponadto wszystkie dokumenty podlegają rewizji. Ważnym elementem nomenklatury jest trwałość etui. Na tej podstawie rozróżnia się przypadki przechowywania czasowego, długoterminowego i stałego. Okres przechowywania plików tymczasowych wynosi mniej niż dziesięć lat, przechowywanie długoterminowe trwa dłużej niż dziesięć lat. W przypadku dokumentów, których okres przechowywania upłynął, sporządzany jest spis, który wskazuje numer seryjny dokumentu, nazwę, rok powstania, liczbę arkuszy oraz inne informacje w wyraźnie określonych przypadkach. Po sporządzeniu inwentarza dokumenty te ulegają zniszczeniu.
Strukturalnie nomenklatura jest reprezentowana przez sekcje, podsekcje. Podział ten jest jednak typowy dla organizacji i instytucji rządowych. W organizacjach prywatnych podział ten ma charakter warunkowy i raczej podkreśla główne obszary ich działalności, niż odzwierciedla relację władzy i podporządkowania.
Tabela nomenklatury składa się z pięciu kolumn: pierwsza zawiera indeks sprawy, druga - nazwę sprawy, trzecia - ilość stron (wskazywana na koniec bieżącego roku), czwarta - okres przechowywania ustanowione w aktach prawnych regulacyjnych, piąty - uwagi dotyczące otwarcia sprawy, włączenia do inwentarza w celu zniszczenia itp.
W przypadku długotrwałego i stałego przechowywania zawartego w nomenklaturze nie powinno być więcej niż dwieście pięćdziesiąt stron. Jeśli liczba wsi przekracza normę, wskazane jest podzielenie sprawy na dwie lub więcej.
Opracowana nomenklatura spraw musi być uzgodniona z działem archiwalnym i podpisana przez kierownika organizacji.
