Kopia poświadczona notarialnie ma moc prawną oryginału, ale nie zawsze. Na przykład wiele instytucji nie zaakceptuje nawet kopii paszportu i pełnomocnictwa, ponieważ nie mogą one zastąpić oryginału. I nie wszystkie kopie mogą być poświadczone przez notariusza.
Każda osoba może poświadczyć kopię u notariusza, jeśli posiada dowód osobisty (paszport lub inny dokument). Osoba fizyczna i prawna mogą złożyć wniosek, jednak wymagania dotyczące kopii, które chcą poświadczyć, są różne.
Kopia dokumentu od osoby fizycznej musi zawierać dane paszportowe i adres w miejscu rejestracji.
Kopia dokumentów od osoby prawnej musi zawierać wszystkie niezbędne dane: numer, datę, pieczęć, podpis urzędnika itp.
Kopia zostanie poświadczona notarialnie tylko w przypadku posiadania przez klienta oryginału dokumentu. Ponadto, jeżeli oryginał zawiera poprawki (dopisy, skreślenia), poświadczenie zostanie odrzucone.
Aby dowiedzieć się, czy kopia konkretnego dokumentu będzie prawnie wiążąca, należy wcześniej skonsultować się z prawnikiem i notariuszem, opisując sytuację, w której klient chce z kopii skorzystać. Wiele zmian od sytuacji: na przykład w sądzie nawet notarialnie poświadczona kopia jako dowód może nie wystarczyć. A może wystarczy - to zależy od rozpatrywanej sprawy. W takich sprawach jest zbyt wiele niuansów i nie można obejść się bez pomocy prawnika.
Konieczna jest jednak wiedza, które dokumenty notariusz ma prawo poświadczyć, a które nie.
Co można zapewnić
Kopie bez stempla notarialnego są najczęściej uważane za nieważne. Na szczęście lista dokumentów, których kopie podlegają certyfikacji, jest szeroka. Obejmują one:
- dokumenty osobiste potwierdzające akty stanu cywilnego – są to akty urodzenia, małżeństwa, rozwodu, zgonu;
- dokumenty tożsamości – ten sam paszport;
- pokwitowania i weksle;
- dokumenty osób prawnych: umowy spółki, licencje, świadectwa, świadectwa rejestracji, dokumenty finansowe itp.;
- dokumenty wymagające ochrony praw autorskich: rękopisy, prace dyplomowe lub zaliczeniowe, prace naukowe;
- Historia zatrudnienia;
- orzeczenia sądowe;
- umowy darowizny i sprzedaży;
- certyfikaty, pokwitowania;
- umowy małżeńskie.
W rzeczywistości lista jest bardzo długa, a większość dokumentów będzie poświadczona przez notariusza. Musisz tylko dowiedzieć się, czy ta kopia będzie ważna jako oryginał w pliku klienta.
Czego nie można zapewnić
Notariusz odmówi poświadczenia kopii dokumentu, jeżeli:
- na oryginale są zgrubne poprawki;
- oryginał został napisany ołówkiem lub czymś łatwym do wymazania;
- na oryginale nie cały tekst dokumentu lub jego część jest napisany nieczytelnie;
- oryginał jest fizycznie uszkodzony;
- strony oryginału nie są oprawione, nie ma na nich numerów seryjnych;
- oryginał nie został zalegalizowany.
