Nota analityczna to szczególny rodzaj dokumentacji serwisowej. Jej głównym celem jest zwrócenie uwagi menedżera na konkretny problem. Zawiera propozycje wyjścia z sytuacji kryzysowej, wymienia główne kierunki i etapy działań. Notatka polityczna nie powinna być mylona z raportem analitycznym. Pierwsza przedstawia perspektywy rozwoju wydarzeń, druga ocenia rezultaty podjętych działań. Każda organizacja ma własne wymagania dotyczące przygotowania dokumentów wewnętrznych. Jednak każda notatka analityczna zawiera takie części jak wstęp, część główna, zakończenie, załączniki.
Instrukcje
Krok 1
Wprowadzenie
W tej części opisu zasad powinieneś wskazać wagę problemu, z którym kontaktujesz się ze swoim przełożonym. Jasno określ powody swojego niepokoju, oceń szkody otrzymane przez organizację. Wymień źródła informacji i metody analizy, z których skorzystałeś. Ustal terminy rozwiązania problemu.
Załóżmy na przykład, że zarządzasz powierzchnią reklamową magazynu. W ciągu ostatnich trzech miesięcy ilość sprzedawanych reklam stopniowo spadała, mimo że Twoi pracownicy pracują sumiennie. Rozumiesz, jaki jest powód, ale nie możesz sam rozwiązać sytuacji.
We wstępie do notatki analitycznej napisz, że zauważyłeś spadek sprzedaży, przeprowadziłeś analizę sytuacji (sprawdzałeś plany i raporty działu, rozmawiałeś z każdym pracownikiem, zorganizowałeś spotkanie wewnętrzne), wypracowałeś konkretne pomysły, które przekazujesz kierownikowi do zatwierdzenia.
Krok 2
Głównym elementem
Tutaj musisz jak najdokładniej rozważyć wszystkie aspekty problemu i zaproponować rozwiązanie dla każdego z nich.
Wyróżnij podrozdziały w tekście według liczby zdań, zwięźle, ale wyraźnie nagłówek. W każdym najpierw należy podać stronę negatywną, następnie rzeczywistą istotę zmian, a także szacunkowe koszty materiałowo-techniczne oraz podział odpowiedzialności pomiędzy pracowników.
Ułóż zdania w porządku malejącym ważności lub w porządku chronologicznym.
Podaj jak najwięcej szczegółów. To pokaże ci wysoki stopień odpowiedzialności za sytuację i rozwinięcie problemu. Wymień argumenty i obliczenia pomocnicze. Tutaj możesz również odnieść się do pozytywnych doświadczeń znanych w tej dziedzinie.
Aby zwiększyć obiektywność notatki analitycznej, należy podać dane (informacje, informacje) uzyskane z innych pionów strukturalnych organizacji.
W powyższym przykładzie główna treść dokumentu zasad może zawierać propozycję nowego nagłówka tematu „Sprzęt AGD”. W tej kategorii zostaną znalezione reklamodawcy na długi okres. Planowane jest zaangażowanie dziennikarzy wewnętrznych w tworzenie tekstów reklamowych i informacyjnych.
Można również zaproponować przydzielenie pracownikom działu samochodu służbowego do wizyt w odległych biurach klientów, co zmniejszy straty czasu pracy i koszty podróży. Tezę tę należy potwierdzić obliczeniami uzyskanymi w dziale księgowości.
Krok 3
Wniosek
Proszę podać główne ustalenia dla każdej podsekcji treści głównej. Staraj się jednak unikać bezpośrednich powtórzeń tekstu głównego. Jednocześnie zadbaj o to, aby zdania, które nie zostały wskazane w części głównej, nie pojawiły się nagle w tekście zakończenia.
Bądź zwięzły, ale przekonujący. Jeden wniosek nie może zaprzeczyć drugiemu. A wszystkie powinny być logiczne i zawierać pozytywną prognozę na najbliższą przyszłość.
Ostatnia część rozważanego już przykładu zawierać będzie wniosek o wpływie nowej kategorii na wzrost sprzedaży reklam. Prognozy mogą wyglądać tak: planowane jest przyciągnięcie 5 reklamodawców na okres 6 miesięcy z budżetem 50 tysięcy rubli.
Krok 4
Aplikacje
Dodatkowe materiały zebrane w specjalnym dziale zwiększą wiarygodność Twoich wypowiedzi, ilustrują przekazywane informacje. W aplikacji możesz umieszczać tabele, wykresy, diagramy i inne materiały wizualne.
