W dużych organizacjach większość odwiedzających zazwyczaj uzyskuje potrzebne informacje z sekretariatu. Jakie wrażenie komunikacji pozostawi asystent kierownika? Czy klient będzie chciał zadzwonić ponownie? Czy zainteresowany otrzyma wyczerpujące odpowiedzi na swoje pytania? Aby mieć pewność pozytywnych cech sekretarki, musisz odpowiedzialnie przygotować się do pierwszego spotkania oraz umiejętnie zorganizować i przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną.
Instrukcje
Krok 1
Sekretarz jest twarzą firmy. Przede wszystkim oceń wygląd wnioskodawcy. W końcu nie bez powodu mówią, że witają ich ubrania, ale eskortują ich umysły. To, jak schludny i przyjazny wygląd sekretarki może pomóc w uzyskaniu potrzebnego kontraktu lub negocjowaniu nadchodzących negocjacji. Jeśli masz swój „wizerunek”, spróbuj posłuchać swojej intuicji. Jeśli aprobujesz na stanowisku osoby, która wywołuje u Ciebie wewnętrzne sprzeczności, to prawdopodobnie trudno będzie z nim pracować, ponieważ sekretarka to nie tylko twarz firmy, ale także prawa ręka menedżera. Jednak nie od razu akceptuj kogoś, kto zadowoli cię jasnym, pięknym wyglądem. Ładny obrazek może szybko się znudzić, a papiery pozostaną niezmontowane.
Krok 2
Podczas rozmowy słuchaj uważnie: sekretarka będzie komunikować się z klientami, prowadzić rozmowy telefoniczne i komponować listy. Jego mowa powinna być kompetentna, zakończenia spójne, a ton życzliwy. Zwróć szczególną uwagę na obecność w mowie tak zwanych pasożytniczych słów. Jeśli monolog wnioskodawcy jest przepełniony niepotrzebnym „tak to znaczy”, „że tak powiem”, „uh”, „no cóż”, to jest mało prawdopodobne, że uda Ci się osiągnąć brak tych wyrażeń w otoczeniu biznesowym. Używanie żargonu i slangu jest uważane za niedopuszczalne, chyba że sam pozwolisz, aby rozmowa miała nieformalny przebieg.
Krok 3
Poproś sekretarkę o wpisanie dyktanda. Sprawdzasz więc jednocześnie trzy ważne cechy: szybkość drukowania, umiejętność pisania i umiejętność obsługi komputera osobistego. Celowo popełniaj błędy stylistyczne i obserwuj reakcję zgłaszającego. Jeśli grzecznie doradzi najodpowiedniejszy sposób skonstruowania frazy, zaznacz to sobie „plusem”.
Krok 4
Przestudiuj uważnie CV sekretarza. Zwróć uwagę na poprzednie prace, zapytaj kandydata o powody odejścia. Osoba uprzejma i bystra nigdy nie będzie mówić bezstronnie o byłym liderze, „rzucać błota” na zespół ani mówić o własnych błędach. Najbardziej akceptowalną odpowiedzią, jaką można usłyszeć, jest niedopasowanie oczekiwań płacowych. Podkreśl kluczowe słowa w tekście CV oraz w historii rozmówcy: punktualność, porządek, odporność na stres, towarzyskość, uprzejmość. Pamiętaj, że sekretarka jest często łącznikiem pomiędzy różnymi działami organizacji, od jego kwalifikacji zawodowych i osobistych może zależeć zarówno nastrój kierownika, jak i komfort, przyjazna atmosfera i porządek w całym biurze.
