W celu prawidłowej organizacji pracy przedsiębiorstwa specjalista w dziale personalnym musi prowadzić różne dokumenty, w tym karty czasu pracy. Wszelkie zmiany w takich dokumentach muszą być dokonywane zgodnie z instrukcjami organów regulacyjnych.
Instrukcje
Krok 1
Określ, jakie informacje należy wprowadzić do karty czasu pracy pracownika. Dokument taki określa pracę pracowników w godzinach nadliczbowych, urlopy, wyjazdy służbowe, szkolenia w ramach kursów doszkalających, skrócenie czasu pracy ze względu na dni ustawowo wolne od pracy, wagarowanie, strajki i inne sytuacje, w których zmienia się normalny harmonogram pracy.
Krok 2
Przygotuj dokument potwierdzający tę lub inną zmianę w harmonogramie pracy pracownika. Na przykład może to być harmonogram wakacji lub zwolnienie chorobowe.
Krok 3
Zapisz zmiany w grafiku. W pierwszej kolumnie wpisz nazwisko i imię pracownika, w drugiej ilość godzin, które przepracował dodatkowo lub przepracował. W ostatniej kolumnie wpisz przyczynę zmiany harmonogramu. Dla każdego z nich istnieje kod alfabetyczny lub numeryczny. Listę takich kodów można znaleźć w „Regulaminie ewidencji czasu pracy”, a także na różnych stronach internetowych dla specjalistów HR.
Krok 4
Co miesiąc policz całkowitą liczbę przepracowanych dodatkowych godzin, a także godzin straconych i wpisz je w przewidzianych do tego kolumnach tabeli. Gotowy dokument musi być podpisany przez pracownika HR odpowiedzialnego za prowadzenie grafiku. Rozpocznij nowy grafik na początku każdego miesiąca.
Krok 5
Jeśli potrzebujesz dokonać korekty w już sporządzonym grafiku, ostrożnie skreśl błędny tekst i zapisz obok niego informacje odpowiadające rzeczywistości. Korekta powinna być poświadczona wpisem „Uwierz poprawione” oraz podpisem odpowiedzialnego pracownika.
