Dla efektywnego funkcjonowania organizacji szef musi opracować system kontroli wewnętrznej. Pomoże poprawić jakość pracy wszystkich członków zespołu.
Niezbędny
Karta, karty kontrolne, plany wieloletnie i grafikowe, umiejętność podejmowania decyzji, umiejętność uwzględniania błędów
Instrukcje
Krok 1
Zdecyduj, kto dokładnie będzie przeprowadzał kontrolę wewnętrzną w Twoim przedsiębiorstwie. Mogą to być zarówno pracownicy administracyjni, jak i stworzona wyspecjalizowana służba kontroli wewnętrznej. Twój wybór będzie zależał od liczby pracowników podlegających Twojemu podporządkowaniu.
Krok 2
Stwórz jedną z głównych części kontroli przestrzegania przez pracowników wewnętrznych przepisów pracy. Tylko z wyraźną dyscypliną będzie można wyznaczać konkretne cele, a także planować działania, aby je osiągnąć. Ponadto takie zasady pomogą uregulować odpowiedzialność pracowników.
Krok 3
Włącz wewnętrzne przepisy pracy do statutu instytucji, który jest głównym dokumentem regulującym działalność wszystkich pracowników. Każdy z nich musi zapoznać się z Kartą wbrew podpisowi. W ten sposób pracownicy potwierdzają, że znają wszystkie zasady, którymi powinni się kierować w swojej pracy.
Krok 4
W systemie kontroli zwracaj dużą uwagę na jakość pracy wykonywanej przez pracowników. Aby to zrobić, opracuj karty kontrolne, które powinny odzwierciedlać maksymalną liczbę kryteriów oceny wyników pracy. W takim przypadku mapy sporządzane są dla każdego kierunku działalności instytucji oddzielnie. Na przykład mapa do monitorowania działań szefów kuchni, mapa do monitorowania działań służby medycznej i tak dalej.
Krok 5
Pamiętaj, aby poinformować wszystkich pracowników, że ich proces pracy będzie monitorowany pod kątem określonych kryteriów oceny. Ogłoś także listę tych kryteriów, aby każdy pracownik wiedział, o co dokładnie zostanie w końcu poproszony. Ponadto włącz wyniki oceny pracy każdego członka zespołu do systemu motywacyjnego. Będzie to miało pozytywny wpływ na ogólną jakość pracy.
Krok 6
Uczynić kontrolę usług księgowych odrębnym elementem kontroli wewnętrznej. W ten sposób będziesz świadomy przepływów finansowych w organizacji i będziesz mógł wykorzystać otrzymane informacje w długoterminowym planowaniu. Ponadto posiadanie informacji finansowych pomoże Ci poznać rentowność organizacji jako całości.
Krok 7
Na podstawie wyników kontroli opracowywany jest plan eliminacji uchybień w działalności firmy. Dokonywane są korekty planów długoterminowych i kalendarzowych, a także procesu wsparcia finansowego i rzeczowego. Ponadto dla każdej usługi opracowywane są zalecenia dotyczące poprawy jakości pracy i wyznaczane są osoby odpowiedzialne. Realizacja tych zaleceń również podlega monitoringowi.
