Organizowanie wydarzeń to jeden z najskuteczniejszych sposobów na zwrócenie uwagi na wydarzenie, którego dotyczy, lub na firmę, która je organizuje. Specjalista w tej dziedzinie nazywany jest event managerem, od angielskiego „event” - „event”.
Charakterystyka specjalisty wydarzeń
Aby stać się specjalistą w prowadzeniu wydarzeń, trzeba wiedzieć, czym one są, czym się od siebie różnią i jak je przeprowadzać. Aby to zrobić, musisz mieć bazę teoretyczną i umiejętności praktyczne.
Teorię można zgłębić, czytając specjalistyczną literaturę przedmiotu. Książek na temat wydarzeń jest niewiele, ale można je znaleźć.
Z podręczników domowych może to być A. Szumowicz „Wielkie wydarzenia” i „Wymieszaj, ale nie wstrząsaj. Przepisy na organizację imprez”, O. Goikhman„ Organizacja i organizacja imprez”, G. Tulchinsky„ Zarządzanie wydarzeniami specjalnymi w dziedzinie kultury”. Od autorów zagranicznych warto zapoznać się z twórczością S. Lemera „Sztuka Organizacji Imprez” i U. Halzbauera „Event Management”.
Umiejętności praktyczne to zdolność osoby do organizowania swojej pracy. Aby stworzyć dobre i zapadające w pamięć wydarzenie, specjalista musi trzeźwo ocenić swoją siłę i możliwości przełożenia pomysłu na rzeczywistość. Aby to zrobić, musi umieć zaplanować swoje działania i działania asystentów. Zrozumienie, kto lepiej poradzi sobie z jakim zadaniem, jest jednym z kroków do skutecznego zorganizowania wydarzenia. Drugim kluczowym czynnikiem jest kreatywność. Pomysły zaproponowane przez specjalistę powinny być wykonalne i interesujące dla osób, dla których są tworzone.
Dlatego event manager musi być osobą kreatywną, z odpowiednim poczuciem humoru, aktywną pozycją życiową, zdolną do organizowania siebie i innych.
Główny algorytm organizacji wydarzenia
Istnieje ogromna liczba różnych działań. Mogą być duże i małe, mogą dotyczyć zarówno całego kraju, jak i poszczególnych rodzin. Największą grupę wydarzeń stanowią wydarzenia mające na celu zwrócenie uwagi na firmę i jej działalność. Mimo całej ich różnorodności istnieją wspólne punkty organizacyjne. Sprowadzają się do 6 głównych punktów.
1. Podjęcie decyzji o wydarzeniu: jaki jest tego powód? Jaka jest skala? Gdzie i kiedy to się odbędzie? Wybór formatu imprezy zgodnie z tym.
2. Określenie grupy docelowej wydarzenia: kto powinien uczestniczyć i dlaczego?
3. Pisanie scenariusza wydarzenia.
4. Budżetowanie (przy ograniczonych środkach finansowych może być podejście odwrotne – opracowanie scenariusza na podstawie budżetu).
5. Rekrutacja personelu.
6. Zaproś osoby do udziału w wydarzeniu. Można to zrobić na różne sposoby: direct mail, reklama, ogłoszenia w mediach – wybór medium zależy od formatu i skali wydarzenia.
Dużą popularnością cieszą się również zajęcia rodzinne. Głównymi wydarzeniami w tej kategorii są urodziny i wesela. Potrzebują nieco innego podejścia niż wydarzenia organizacyjne.
Datę, godzinę, miejsce, kogo zaprosić oraz budżet imprezy ustala sam klient. Praca specjalisty obejmuje stworzenie scenariusza i ewentualnie dobór aktorów i fotografów. Lepiej mieć na stanie kilka różnych scenariuszy, które można zaproponować klientowi. Dobrze jest mieć bazę lub kilku znajomych fotografów i aktorów, na których można polegać w razie czego.
Jeśli dana osoba nie wie dokładnie, jak chce spędzić wakacje, możesz zaoferować mu gotową fabułę lub, korzystając z wiodących pytań, wymyśl z nim koncepcję.
