W dobie ogromnej liczby aplikacji do tworzenia list rzeczy do zrobienia wiele osób wciąż preferuje papierową wersję takich list rzeczy do zrobienia, ale z reguły napotykają na szereg problemów związanych z poprawnym formułowaniem zadań.
Tworząc kolejną listę rzeczy do zrobienia w ciągu dnia, ludzie napotykają dwa problemy. W pierwszym przypadku opisują zadanie bardzo krótko, pomijając nawet niezbędne szczegóły. W drugim przypadku opis okazuje się niepotrzebnie szczegółowy, pełen szczegółów, ale wymyka się sama istota zadania. Jak więc znaleźć równowagę między zwięzłością a skuteczną treścią informacyjną?
Najprostszą rzeczą jest zbudowanie zadania tak, jakbyś pisał je nie dla siebie, ale dla kogoś, kogo znasz. Opis powinien być w miarę krótki i zrozumiały. Przy ustalaniu zadania byliśmy całkowicie opętani myślami związanymi z tym zadaniem, a w wyniku zbyt szczegółowego lub zbyt krótkiego opisu znaczenie staje się dla nas niedostępne – w końcu zapominamy prawie wszystko, o czym myśleliśmy na czas ustawienia zadania. Myślenie o delegowaniu zadań pozwala rozwiązać ten problem.
Zacznij teraz ćwiczyć poprawne ustawienie problemu. Wyobraź sobie zadanie, które musisz wykonać jutro, i zapisz je, aby ktoś inny natychmiast zrozumiał, o co toczy się gra. Sformułowanie problemu powinno być jasne, zwięzłe i zawierać tylko niezbędne szczegóły, które są niezbędne - wszystko inne można pominąć. Ponadto pewna zmienność zadania pozwoli Ci nie czuć się przywiązanym do sztywnych ram, co odgrywa ważną rolę psychologiczną.
