Oferta handlowa jest ważnym i skutecznym narzędziem w pracy każdego menedżera czy sprzedawcy. Podczas jego kompilacji ważne jest przestrzeganie przejrzystej struktury i uwzględnienie typowych wymagań dotyczących projektu tego dokumentu.
Pisemna propozycja sprzedaży jest integralną częścią codziennej działalności każdego menedżera lub sprzedawcy. Dokumenty te z reguły sporządzane są dla tych klientów, którzy wyrazili już zainteresowanie zakupem określonego produktu lub usługi, którzy chcą otrzymać więcej informacji o sprzedawanym produkcie. Prawidłowo sporządzona propozycja pomoże znacząco zwiększyć efektywność działań handlowych, natomiast typowe błędy pisarskie mogą znacznie zmniejszyć liczbę potencjalnych klientów i partnerów. Przyczyną tego zjawiska jest trudność wpływania na potencjalnego nabywcę, klienta, bez osobistego kontaktu z nim.
Struktura oferty handlowej
W strukturze oferty handlowej należy wyróżnić następujące elementy składowe:
1) nagłówek, logo firmy – papier firmowy, który umieszcza się na górze każdej strony dokumentu;
2) numery ewidencyjne i część adresową - w tym polu wpisuje się datę i numer wyjściowy wniosku, wskazuje się jego nadawcę i adresata;
3) odwołanie i wzmianka o przyczynie – ta część strukturalna obejmuje pełen szacunku apel do potencjalnych partnerów, przypomnienie dotychczasowych kontaktów lub negocjacji w sprawie zakupu towarów, zamawiania usług;
4) krótki opis potrzeb klienta (na podstawie wcześniejszych kontaktów z nim), uzasadnienie potrzeby zakupu produktu;
5) same propozycje, przedstawione zwięźle, przejrzyście, w stylu biznesowym (jeśli wymagane są szczegółowe wyjaśnienia, zamieszczane są linki do wniosków);
6) wykaz załączonych dokumentów, które mogą zawierać szczegółowe wyjaśnienia, specyfikacje, obliczenia;
7) wysokość wydatków klienta wraz z opisem jego oczekiwanych korzyści oraz okresem obowiązywania oferty;
8) krótki opis zalet firmy sprzedającej oraz wyznaczenie terminu kolejnego kontaktu;
9) dane końcowe - data i podpis.
Cechy projektu propozycji
Klient jest pod wrażeniem nie tylko treści oferty, ale również jej designu. Zaleca się dzielenie tekstu na krótkie i średnie akapity, stosowanie justowania i numerowanie stron, jeśli jest więcej niż jedna strona. Do pisania lepiej używać czcionki o standardowym rozmiarze, nie nadużywaj akcentów, kursywy, ponieważ komplikuje to percepcję. Jeżeli wniosek składa się z kilku stron, zaleca się równomierne rozłożenie na nich tekstu.
