Nawet w małych przedsiębiorstwach okresowo konieczne jest sformalizowanie na piśmie instrukcji szefa iz reguły w takich przypadkach wydaje się zamówienia. Konieczność dokonania zmian we wcześniej wydanych aktach lokalnych może być spowodowana różnymi przyczynami wewnętrznymi i zewnętrznymi, ale w każdym przypadku takie zmiany muszą być sporządzone poprawnie.
Instrukcje
Krok 1
Zamówienie - akt lokalny, który formalizuje obowiązkowe zamówienie, zamówienie kierownika (szefa) przedsiębiorstwa, skierowane do podwładnych. Ponadto zamówienie może określać stałą procedurę, na przykład zamówienie „W sprawie przeprowadzenia konkursu na obsadzanie wolnych stanowisk” lub zatwierdzone lub uchwalone inny wewnętrzny dokument regulacyjny, na przykład zamówienie „Po zatwierdzeniu polityki rachunkowości organizacji”.
Krok 2
W dużych przedsiębiorstwach może obowiązywać specjalny dokument „Praca biurowa”, zawierający zasady publikacji, rejestracji i procedurę zmiany zamówień danej organizacji. Jednak taki porządek nie wszędzie istnieje iw tym przypadku należy odwołać się do ogólnie przyjętych zasad obiegu dokumentów.
Krok 3
Tym samym zmiany w zamówieniu można dokonać jedynie poprzez wystawienie dokumentu o podobnym obowiązującym brzmieniu. Innymi słowy, zmiany w zamówieniu muszą być sformalizowane zarządzeniem „O zmianach w zamówieniu nr… od…”.
Krok 4
Uchwałę (zarządzenie) o zmianie zarządzenia może podpisać tylko osoba upoważniona z tytułu zajmowanego stanowiska iz obowiązkowym przestrzeganiem zasad podporządkowania. Oznacza to, że na polecenie kierownika działu nie można wprowadzać zmian do polecenia kierownika organizacji, ale całkiem możliwa jest sytuacja odwrotna.
Krok 5
Zamówienia są wydawane z reguły na papierze firmowym organizacji, jeśli taki istnieje. W środku wiersza lub po prawej stronie napisane jest słowo „Porządek”, oznaczające rodzaj czynu lidera.
Poniżej podaj nazwę zamówienia ("O zmianach do …..").
W części wstępnej istnieje możliwość wyznaczenia celów zmian do wcześniej opublikowanego dokumentu, np. „W celu optymalizacji pracy nad prowadzeniem ewidencji wypadków przy pracy można zamówić:..”.
Dalej znajduje się tekst polecenia wprowadzenia zmian, w którym należy wyraźnie wymienić wszystkie punkty dokumentu głównego, do którego wprowadzane są zmiany. Jeżeli jakiekolwiek części dokumentu głównego zostaną całkowicie zmienione, należy wskazać, że „taki a taki punkt (lub akapit itp.) należy podać w następującym wydaniu:…”.
Krok 6
Ponadto w nakazie należy podać datę wejścia w życie zmian, wymienić (można wskazać nazwiska) urzędników zaangażowanych w wykonanie nakazu oraz sposób zwrócenia uwagi na zmiany. A na zakończenie wskaż osoby odpowiedzialne za realizację zamówienia.
Jeśli okresowo wprowadzane są zmiany w zamówieniu (prawodawstwo jest często zmieniane, są to cechy działalności produkcyjnej przedsiębiorstwa), wskazane jest określenie w dokumencie głównym procedury wprowadzania w nim zmian.
