Agenda to szkielet spotkania lub spotkania. To w nim ustalane są główne tematy dyskusji i główne obszary dyskusji. Ustala porządek spotkania, skupia uwagę uczestników na profesjonalnej rozmowie, nie pozwala na przekształcenie dyskusji w chaotyczną wymianę poglądów.
Instrukcje
Krok 1
Rozpocznij przygotowywanie porządku obrad, gdy tylko zarząd zdecyduje o dacie i temacie spotkania. Gorąco na piętach, łatwiej będzie ci sformułować swoje punkty. Ponadto będziesz miał wystarczająco dużo czasu, aby poprawić pierwszą opcję, jeśli menedżer chce to zmienić.
Krok 2
Podkreśl główne i drugorzędne aspekty tematu spotkania. Nie przeciążaj programu drobnymi problemami, które można rozwiązać rutynowo. Najlepszą opcją jest uwzględnienie 1-2 istotnych punktów, którymi dyskusja jest zainteresowana przez większość zespołu i pozostawienie czasu na szybkie rozwiązanie mniej istotnych kwestii, także tych, które pojawiły się podczas spotkania.
Krok 3
Sformułuj punkty porządku obrad. Unikaj zdań niejednoznacznych lub niejednoznacznych. Postaraj się, aby punkty programu były jak najbardziej szczegółowe. Po ich przeczytaniu uczestnik spotkania powinien łatwo zrozumieć istotę problemu i cel jego dyskusji. Jeśli masz jakiekolwiek trudności, zwróć się o pomoc do specjalisty, który wygłosi przemówienie programowe na ten temat.
Krok 4
Każda pozycja powinna zaczynać się od przyimka „o” lub „o”: „Z inicjatywy działu sprzedaży na dzień sprzątania” lub „O redystrybucji funkcji między działem marketingu a służbą prasową” itp. Jeżeli do dyskusji zostanie przedstawiony jakikolwiek dokument regulacyjny, klauzula może brzmieć następująco: „W sprawie zatwierdzenia Karty przedsiębiorstwa” lub „W sprawie zmian opisów stanowisk pracy personelu sekretariatu” itp. W przypadku pytań informacyjnych, które nie wymagają dyskusji, prosimy o odpowiednie wyjaśnienie w nawiasach lub oddzielone dwukropkiem. Na przykład „O obiecujących obszarach wydawniczych książek: Sprawozdanie zastępcy dyrektora generalnego z podróży służbowej na seminarium”.
Krok 5
Uporządkuj swój program. W praktyce istnieją dwa sposoby układania pytań: od najważniejszego do mniej ważnego i od drugorzędnego do znaczącego. Każda opcja ma swoje pozytywne aspekty. W pierwszym przypadku główne kwestie są rozpatrywane na początku spotkania. Pracownicy są bardziej aktywni, zmęczenie jeszcze ich nie dotyka. Ale dyskusja nad pierwszym pytaniem może się przeciągać, nie będzie czasu na rozwiązanie drobnych, ale ważnych problemów. Jeśli spotkanie rozpoczyna się od mniej ważnych punktów, pracownicy stopniowo włączają się w rytm i do czasu ogłoszenia głównej kwestii są w pełni przygotowani do konstruktywnego dialogu.
Krok 6
Wydrukuj agendę zgodnie z wymaganiami biurowymi Twojej organizacji. Oprócz rzeczywistych pytań do dyskusji podaj datę, godzinę, miejsce spotkania, głównych prelegentów, uczestników i zaproszonych ekspertów. Zatwierdź dokument z szefem organizacji. Oryginalną agendę dołączysz później do protokołu ze spotkania. Na podstawie zatwierdzonej agendy przygotuj newsletter lub ogłoszenia dla pracowników.
