Jednostka do interakcji z mediami nie zawsze jest początkowo włączana do struktury organizacyjnej organizacji. Gotowość do pracy w przestrzeni medialnej przychodzi wraz z rozwojem organizacji. W takich przypadkach zatrudniony sekretarz prasowy musi od podstaw zorganizować służbę prasową i ustalić jej systematyczną pracę.
Jeśli organizacja nigdy wcześniej nie zajmowała się mediami, nowo zatrudniony kurator służby prasowej musi przejść poważne szkolenie w następujących obszarach:
- wybór kluczowych mówców;
- nawiązanie współpracy z jednostkami strukturalnymi w celu dostarczenia informacji nadających się do publikacji w mediach;
- wyposażenie techniczne obsługi prasowej i pierwszy media plan,
Od zarządzania do mediów
Pełne wdrożenie każdego z wyznaczonych punktów może zająć dużo czasu. Jeśli jednak mówimy o priorytetach, to najważniejsze powinno być poszukiwanie kluczowych prelegentów organizacji. Aby przyciągnąć media i sprawić, że zobaczą w organizacji nie tylko reklamodawcę, ale także informatora, konieczna będzie współpraca z liderami organizacji. Wśród nich - dyrektor generalny, biuro zastępców, szefów departamentów i departamentów w obszarach. Osoby te powinny jasno rozumieć potrzebę komunikowania się z mediami, rozumieć wagę każdego komentarza i ogólnie systematycznej pracy w tym obszarze.
Często, nawet najbardziej zainteresowany działalnością medialną, mówca czuje się niezręcznie i skrępowany w kontaktach z dziennikarzami. Usunięcie tych barier to zadanie kuratora służby prasowej. Można tego dokonać poprzez zademonstrowanie dossier prasowego z przykładami najlepszych publicznych wystąpień znanych już postaci medialnych.
Informatorzy wewnętrzni
Oprócz kierownictwa wszyscy szefowie działów i działów powinni być informowani o celach medialnych firmy. Lepiej zrobić to na kolejnym spotkaniu, na którym kierownictwo powinno postawić za zadanie przekazanie pełnych informacji służbom prasowym. Wszyscy członkowie zespołu powinni zrozumieć, że ta odpowiedzialność nie jest kaprysem sekretarza prasowego, ale nowym strategicznym zadaniem kierownictwa.
Aby nawiązać produktywną interakcję z działami, należy, nie czekając na dostarczenie informacji, spróbować zanurzyć się w ich pracy od środka. Pomogą w tym kwartalne raporty działów, komunikacja z zarządem i bezpośrednimi wykonawcami. Przyjaźń ze wszystkimi i otwartość na nowe informacje to jeden z kluczy do efektywnej pracy służby prasowej.
W procesie pracy z niektórymi segmentami firmy może być trudno dostarczać informacji na bieżąco. Często wynika to z zatrudnienia specjalistów działu w bezpośrednim zawodzie. Ukrywanie urazy, że koledzy uważają zadania informacyjne firmy za główne obowiązki, jest bezproduktywne. Dlatego warto poruszyć kwestię tworzenia wewnętrznych regulacji dotyczących przekazywania informacji z określoną częstotliwością. Aby nie ucierpiały na tym wewnętrzne relacje korporacyjne, sekretarz prasowy powinien skontaktować się bezpośrednio z kierownictwem działu z prośbą o bezpośredni dostęp do informacji do ich przetwarzania, aby nie obciążać pracą pracowników działu. Kierownictwo zazwyczaj z zadowoleniem przyjmuje te inicjatywy.
Pierwszy krok do rozgłosu
Po zakończeniu wewnętrznych przygotowań rozpoczyna się etap dochodzenia do poziomu publicznego. Będzie to wymagało zbadania środków masowego przekazu, które potencjalnie mogą stać się platformami medialnymi do publikowania informacji na temat firmy.. W zależności od celów strategicznych sekretarz prasowy nie powinien ograniczać się do publikacji specjalistycznych. Do potencjalnych partnerów informacyjnych można śmiało zaliczyć agencje informacyjne szczebla lokalnego, regionalnego i federalnego, telewizję, radio itp.
Nie należy lekceważyć platform, które choć nie mają statusu mediów, często przewyższają wydajnością swoich współpracowników informacyjnych. Są to blogerzy, grupy i społeczności w sieciach społecznościowych, witrynach informacyjnych itp.
Nie będzie zbyteczne myślenie o działalności firmy w sieciach społecznościowych bez pośredników. Nikt nie poradzi sobie z tym zadaniem lepiej niż centrum prasowe, które zna pracę firmy od podszewki.
Równolegle z pracami przygotowawczymi sekretarz prasowy będzie musiał sporządzić listę niezbędnych środków technicznych do pracy. Oprócz standardowego zestawu materiałów biurowych jest to kamera, dyktafon, dyski twarde do przechowywania materiałów.
Pierwszy plan medialny - strategia publikacyjna firmy na najbliższą przyszłość - należy przygotować z oczekiwaniem, że media będą wystrzegać się informacji z nieznanego dotąd źródła. Może to początkowo tłumaczyć dużą liczbę publikacji na zasadach komercyjnych. Szczegóły końcowe należy uzgodnić z kierownictwem wyższego szczebla.
