Wiele organizacji ma surowe wymagania dotyczące organizowania dokumentów i tworzenia archiwów. Konieczne jest zapewnienie bezpieczeństwa sprawom i odizolowanie ich od wścibskich oczu. Każdy urzędnik firmy musi umieć flashować pliki i robić to skrupulatnie i niezwykle dokładnie.
Niezbędny
- - Opis pracy
- - Szydło papiernicze lub introligatornia
- - Sznurek lub mocna nić
- - Igła
- - Klej biurowy
- - Biały papier
- - Nożyce
- - Linijka
- - Długopis
- - Uszczelnienie (w razie potrzeby wosk do uszczelniania)
Instrukcje
Krok 1
Musisz flashować przypadki zgodnie z opisem stanowiska. W każdym razie ta praca we wszystkich firmach odbywa się na ogólnych zasadach. Najpierw musisz ponumerować każdy dokument w kolejności. Pamiętaj, aby usunąć z papieru wszystkie spinacze, metalowe zszywki i agrafki.
Krok 2
Zacznij szyć etui, aby można było swobodnie czytać kartki. Aby to zrobić, wykonaj cztery pionowe otwory szydłem biurowym pośrodku lewego marginesu dokumentów. Odległość między otworami musi wynosić co najmniej trzy centymetry. Wygodne jest użycie specjalnej maszyny biurkowej do zszywania i bindowania dokumentów A-4. Z jego pomocą nie będzie trudno stworzyć niezbędne foldery - może natychmiast przewiercić stos papieru o grubości do 10 cm.
Krok 3
Użyj specjalnej igły do szycia do sznurowania dokumentów, a także sznurka bankowego lub mocnych nici nylonowych. W ostateczności możesz kilkakrotnie złożyć zwykłe nitki. Zazwyczaj dokumenty są zszywane dwa razy z rzędu, aby arkusze były mocniej przymocowane. Jest to szczególnie ważne, jeśli sprawa jest przygotowywana do wiecznego archiwum.
Krok 4
Pozostaw luźne końce na nitce lub sznurku około 6 cm, trzeba je przeciągnąć przez środkowy otwór po niewłaściwej stronie ostatniego dokumentu i mocno zawiązać w węzeł.
Krok 5
Przyklej węzeł i końce nici kółkiem (około 4 cm średnicy) lub kwadratem (4 na 5 cm) klejem biurowym. Rysunek należy wyciąć z grubego białego papieru.
Krok 6
Umieść pieczęć tak, aby częściowo zachodziła na papierową etykietę, a jedna krawędź zachodziła na ostatni arkusz zszytego pudełka. Możesz również wypełnić to miejsce woskiem uszczelniającym.
Krok 7
Poczekaj, aż klej całkowicie wyschnie. Następnie bezpośrednio pod pieczęcią wskaż liczbę kartek w aktach i złóż podpis urzędnika. Dodaj pismo indosowe i wskaż datę indosu. Składane są również kopie dokumentów z kilku arkuszy, przy czym konieczne jest umieszczenie pieczątki z podpisem, datą i napisem „Kopia jest poprawna”.
Krok 8
Oprawę do tymczasowego przechowywania zwiąż w miękkiej oprawie, a dokumenty do stałego archiwum w twardą okładkę. Wskaż terminy na szytym etui.
