Pracodawca może zapoznać się z harmonogramem urlopowym swoich pracowników na kilka sposobów. Najczęściej służby personalne wydają specjalny arkusz znajomości lub wypełniają ostatnią kolumnę w samym dokumencie.
Jednym z obowiązków każdego pracodawcy jest terminowe zapoznawanie pracowników z lokalnymi aktami prawnymi, które są wydawane w firmie i są bezpośrednio związane z ich działalnością. Niedopełnienie tego obowiązku może prowadzić do odpowiedzialności administracyjnej, a także stwarzać dodatkowe problemy w relacjach z pracownikami. Dlatego menedżerowie i służby kadrowe przedsiębiorstw zapoznają pracowników z takimi dokumentami za podpisem, co jest również zapisane w prawie pracy. Jednym z lokalnych aktów określonego typu jest harmonogram urlopów pracowniczych, do którego można zastosować dwie metody: sporządzenie osobnego arkusza znajomości lub zbieranie podpisów pracowników bezpośrednio na samym harmonogramie.
Sporządzenie arkusza zapoznawczego pracownika
Stworzenie osobnego dokumentu zwanego kartką znajomego jest uniwersalnym sposobem przekazywania pracownikom informacji o harmonogramie urlopów. Z tego typu powiadomienia korzysta większość organizacji, a głównym zadaniem arkusza znajomego jest uzyskanie pisemnego potwierdzenia od pracowników, że zapoznali się z dokumentem. Dlatego ten dokument można sporządzić w dowolnej formie, ale musi zawierać szczegóły harmonogramu urlopów na odpowiedni rok kalendarzowy, a także nazwiska pracowników i zbierać ich osobiste podpisy. Nazwiska i podpisy umieszczane są zwykle w formie tabeli, co ułatwia organizację procedury zapoznania się z aktami lokalnymi.
Zbieranie podpisów pracowników na grafiku urlopowym
Niektóre działy HR wolą zbierać podpisy pracowników o zapoznaniu się z harmonogramem urlopów bezpośrednio na tym dokumencie. Forma harmonogramu urlopów jest ujednolicona, jednak w celu powiadomienia pracownika często używana jest ostatnia nieodebrana kolumna tego dokumentu, która nazywa się „Notatka”. Ponieważ wszystkie dane każdego pracownika w harmonogramie, a także daty rozpoczęcia i zakończenia jego urlopu w następnym roku kalendarzowym w tym lokalnym akcie zostały już podzielone na osobne wiersze, osobisty podpis w ostatniej kolumnie odpowiedniego linia automatycznie potwierdza, że pracownik zapoznał się z dokumentem. Ta metoda przekazywania informacji nie jest nigdzie zakazana, ale jest stosowana stosunkowo rzadko.
