Każdego dnia w przedsiębiorstwie wydawana jest duża liczba zamówień. Często konieczne jest zapoznanie z nimi zaangażowanych pracowników. Na przykład zamówienia dotyczące personelu są sporządzane na standardowych formularzach, które mają wiersz „Zapoznany”. Zignorowanie tego wymogu może prowadzić do niepożądanych konsekwencji, aż do postępowania sądowego i anulowania wydanego zamówienia.
Instrukcje
Krok 1
Zdecyduj, kto jest odpowiedzialny za zapoznanie się w przedsiębiorstwie. Najczęściej jest to pracownik działu zarządzania personelem oraz sekretarka lub urzędnik. Pierwsza zapoznaje pracowników z zamówieniami na personel. Są to nakazy przyjęcia, przeniesienia, przeniesienia, urlopu, promocji i poboru itp. Należy to zrobić w ciągu 3 dni roboczych. Protokół zaznajomienia sporządzony jest pod podpisem kierownika: wstawiany jest osobisty podpis pracownika, data zapoznania się.
Krok 2
Sekretarz zapoznaje pracowników z zamówieniami dotyczącymi głównych działań przedsiębiorstwa. Na przykład konieczne jest zapoznanie zaangażowanych pracowników z poleceniami dotyczącymi tworzenia różnych komisji, przeprowadzania kontroli, wprowadzania nowych przepisów itp. Jeśli zaznajomieniu podlega duża liczba osób, dozwolone jest sporządzić go na osobnym arkuszu - załącznik do zamówienia. Należy na nim zaznaczyć, że jest to „Lista zapoznania się z zamówieniem z dnia 17.06.2009 №196”. Pozostałe wymagania są takie same – podpis zaznajomionego pracownika i data zaznajomienia.
Krok 3
Zdarzają się sytuacje, w których spełnienie tego wymogu jest trudne. Na przykład, jeśli pracownicy pracują i mieszkają w znacznej odległości od administracji przedsiębiorstwa lub pracownik odmawia zapoznania się z zamówieniem, nie można go znaleźć w celu zapoznania się itp. Jak więc wyjść z sytuacji, jeśli jednostka strukturalna znajduje się w innym obszarze? W takim przypadku istnieje potrzeba zdalnych metod przekazywania informacji. Może to być e-mail, faks lub ekspedycja resortowa. W tym przypadku bezpośrednia odpowiedzialność za zapoznanie się z zamówieniami spada na barki kierowników odległych pionów strukturalnych.
Krok 4
W tym samym przypadku, gdy pracownik odmawia zapoznania się, sporządza się akt odmowy podpisania zamówienia. W takim przypadku muszą być spełnione dwa warunki wstępne: pracownik musi zdecydowanie i w obecności kilku osób wyrazić swoją odmowę; akt podpisuje co najmniej trzech świadków. W zamówieniu dokonuje się odpowiedniego wpisu.
Krok 5
Najtrudniejszy przypadek ma miejsce, gdy pracownik nie wychodzi do pracy, nie odpowiada na telefony i jest nieobecny w miejscu zamieszkania. Pracodawca powinien wykorzystać każdą okazję, aby zlokalizować pracownika i niezwłocznie wysłać mu powiadomienie.
