Współczesnemu biznesowi nie da się powstrzymać dużymi odległościami, nie ogranicza się już do jednego miasta czy regionu. Partnerzy biznesowi mogą znajdować się w sąsiednim mieście lub na sąsiednim kontynencie. W celu sformalizowania umów na piśmie partnerzy nie zawsze mogą odbyć osobiste spotkanie. Ale taki drobiazg nie może stać się przeszkodą w rozwoju biznesu, ponieważ zawieranie umów pocztą stało się powszechną rzeczą.
Niezbędny
- Faks;
- E-mail;
- wzór umowy;
- dane stron;
- koperty i znaczki.
Instrukcje
Krok 1
Aby móc zawrzeć umowę drogą pocztową, wymień dane z partnerem biznesowym. Jeśli działasz jako sprzedawca, poproś partnerów biznesowych o szczegóły ich organizacji. Kupujący musi podać swoje dane partnerom biznesowym. Rekwizyty na papierze firmowym organizacji można przesłać faksem lub e-mailem. Możesz też dyktować je przez telefon, ale nie jest to zbyt wygodne.
Krok 2
Zazwyczaj sprzedawca usługi lub produktu ma wzór umowy standardowej. Za pomocą poczty e-mail wyślij ten projekt umowy do swoich partnerów biznesowych do przejrzenia. Nie używaj faksu, jeśli nie chcesz, aby Twój partner otrzymywał nieczytelny tekst.
Krok 3
Kupujący musi rozważyć projekt umowy i zatwierdzić go, jeśli wszystkie klauzule umowy mu odpowiadają. W przypadku braku zgody z niektórymi klauzulami umowy, kupujący musi ustnie lub pisemnie zadeklarować swój sprzeciw sprzedającemu.
Krok 4
Jeśli wszystko jest w porządku, wprowadź dane stron do umowy, wydrukuj w dwóch egzemplarzach, podpisz upoważnioną osobę od sprzedającego i przefaksuj do kupującego. Kupujący musi podpisać faksymile umowy (podpisane przez sprzedającego). Podpisana umowa musi zostać przesłana faksem przez kupującego do sprzedającego.
Krok 5
Jeżeli kupujący nie zgadza się z określonymi warunkami, procedura zawierania umowy drogą pocztową ulega nieznacznym zmianom. Jeżeli sprzedający pod naciskiem kupującego nie chce zmienić warunków umowy, to do zawarcia umowy dochodzi protokół niezgodności. W takim przypadku, po otrzymaniu faksem kopii umowy podpisanej przez upoważnioną osobę od sprzedającego, kupujący musi sporządzić protokół niezgodności.
Krok 6
Po sporządzeniu i podpisaniu protokołu niezgodności, kupujący musi go przefaksować do sprzedającego. Sprzedający, po podpisaniu kopii protokołu niezgodności (podpisany przez kupującego), musi przesłać tę kopię faksem do kupującego. W zamian kupujący musi przefaksować podpisaną umowę. Od tego momentu umowę uważa się za zawartą z protokołem niezgodności, który stanowi jej integralną część.
Krok 7
Jeśli sprzedawca nie zgadza się z protokołem sporu, musi sporządzić protokół rozstrzygania sporu. Wymiana protokołów przebiega według tego samego algorytmu.
Krok 8
Po osiągnięciu porozumienia we wszystkich sprawach, po wymianie podpisanych kopii faksu, partnerzy muszą wymienić oryginały dokumentów pocztą. Jeśli jesteś sprzedawcą, prześlij pocztą dwie kopie podpisanej przez Ciebie umowy. Jako kupujący prześlij faksem dwie kopie protokołu sporu podpisanego przez wyznaczoną osobę. Po otrzymaniu dokumentów złóż na nich swoje podpisy, jedną kopię zachowaj przy sobie, a drugą wyślij pocztą do partnera.
