Przygotowanie wystąpień publicznych to jeden z kluczowych obowiązków PR managera. Często teksty muszą być przygotowywane nie tylko dla prelegentów organizacji, ale także dla ich własnych raportów. Dlatego umiejętność tę należy doskonalić i doskonalić przez całą karierę zawodową, zwłaszcza że udane wystąpienia publiczne mogą poprawić reputację organizacji skuteczniej niż dziesiątki publikacji w mediach.
Szkolenie
Ważne jest, aby na czas dowiedzieć się o wydarzeniu, w którym planowane jest wystąpienie publiczne, aby mieć czas na zebranie wszystkich wstępnych informacji:
- Kto będzie na sali: poziom społeczny, średni poziom wykształcenia obecnych, lojalność wobec mówcy i firmy, którą reprezentuje;
- Charakterystyka techniczna: limit czasowy na prezentację, kto przemówi przed i po prelegenta, ogólny temat wydarzenia, czy oczekuje się pytań od publiczności;
- Jakie zadania organizatorzy przypisują wystąpieniu prelegenta: odpowiedzi na pytania, które publiczność chce usłyszeć.
Technika pisania
Decydując się na ogólne informacje, autor przemówień (osoba, która pisze przemówienie dla mówcy) powinien stanowić trzon przemówienia. Jak każdy materiał tekstowy, musi zawierać kanon – wstęp, część główną, zakończenie. Nawet trzyminutowe powitanie powinno być zbudowane według tej hierarchii.
Wprowadzenie powinno zawierać powitanie, krótkie wprowadzenie do organizacji i osoby. W zależności od tematu wystąpienia dopuszcza się „włożenie w usta” prelegentowi kilku słów o tym, co robi organizacja, jakie wyniki zostały osiągnięte, jakie są plany na bieżący okres, a także na obecne wydarzenie.
Etyczne jest rozpoczęcie przemówienia od powitania publiczności i organizatora wydarzenia: „Szanowni Państwo! Szanowny Panie Przewodniczący (imię i nazwisko)”. Jeśli w publicystyce nie stosuje się patronimiki, przemówienia zapewniają apel biznesowy - Iwan Iwan, Iwan Iwanowicz lub Iwan Iwanowicz. W wystąpieniach publicznych nie wolno zwracać się po nazwisku. W zależności od poziomu imprezy można użyć adresu Pan - Pan Iwanow itp.
Główna część powinna polegać na ujawnieniu tematu wystąpienia. Tak więc centralną częścią przemówienia powitalnego jest wzmianka o wspólnej pracy z organizatorami wydarzenia, głównych kamieniach milowych interakcji i wynikach. W przypadku raportu główną częścią jest ujawnienie tematu itp.
W końcowej części prelegent powinien podziękować publiczności za uwagę, wyrazić nadzieję na owocną pracę podczas wydarzenia oraz zwrócić się do publiczności z kluczowym przesłaniem.
Cechy głośnika
Każdy mówca ma swoje własne cechy przemawiania publicznego. Może to być charakterystyczne zaciśnięcie samogłosek w momentach zamętu, jąkanie podczas podniecenia, ciężki oddech przy wypowiadaniu trudnych słów itp. Autor przemówień powinien lepiej niż on znać słabości mówiącego i brać je pod uwagę przygotowując przemówienie.
Styl wystąpień publicznych uderzająco różni się od przygotowania komunikatu prasowego czy innych tekstów dokumentalnych. Zdania powinny być jak najkrótsze i najprostsze. Praktyka pokazuje, że słuchacz jest w stanie usłyszeć ze słuchu zdanie składające się z nie więcej niż 12 słów. Intonacja ich wymowy powinna być intuicyjnie odgadnięta przez mówiącego. Aby zrozumieć, czy zdanie jest zbudowane poprawnie, autor przemówień musi sam wymówić każde pisane słowo podczas przygotowywania tekstu.
Zadaniem autora przemówień jest ukrycie słabości mówcy i wykorzystanie mocnych stron. Na przykład, jeśli mówca ma pewną charyzmę i wie, jak komunikować się z publicznością, możesz pozwolić na odpowiednie i delikatne żarty w przemówieniu. Nie powinno ich być wiele i wystarczy na krótką przemowę. Należy również pamiętać, że tylko doświadczeni mówcy mogą kompetentnie przedstawiać dowcipy podczas wystąpień publicznych.
Tekst drukowany
Tekst powinien zostać przedstawiony mówcy jak najwcześniej, aby mógł dokonać własnych poprawek i przeprowadzić kilka prób. Nawet najbardziej doświadczony wykonawca nie powinien zaniedbywać prób, które z pewnością należy wykonywać na głos.
W tekście ważne jest zapisywanie wszystkich wyrażeń liczbowych słowami: zamiast „3,5” należy wpisać „trzy przecinek pięć dziesiątych”. Dzięki temu mówca będzie łatwiejszy do zrozumienia.
Drukowana czcionka musi mieć co najmniej 14 punktów z półtora odstępem między wierszami. Pozwoli to prezenterowi (lub samemu autorowi przemówień) umieścić znaki intonacji w postaci strzałek, aby nadać przemówieniu wyraz i zamyślenie.
Podczas pisania trudnych słów ważne jest, aby używać stresu. Jeśli edytor tekstu nie dopuszcza szeryfów, akcentowaną samogłoskę należy wyróżnić pogrubioną czcionką.
Dla tekstu szczególne znaczenie ma semantyczny podział na akapity. Powinny być małe, ściśle oddzielone intelektualnym naciskiem.
