Zawarcie transakcji może zostać potwierdzone ustną zgodą stron. Podobnie jak w ubiegłym stuleciu, kiedy słowo kupiec było silniejsze niż jakiekolwiek pisemne zobowiązanie. Obecnie najpowszechniejsza forma pisemna, ponieważ dziś tylko dokumenty mają rzeczywistą wartość i są przyjmowane przez sąd do postępowania w przypadku sporów. Nierzadko zdarzają się jednak sytuacje, w których klient żąda spełnienia zobowiązań wynikających z przyrzeczenia zapłaty. I tutaj wykonawca musi chronić swoje interesy i żądać dokumentowego potwierdzenia zamiarów, czyli zawarcia umowy.
Instrukcje
Krok 1
Na początek przygotuj tekst umowy, który zgodnie z zasadami przetwarzania dokumentów handlowych będzie wskazywał: - numer umowy, datę i miejsce jej sporządzenia;
- dane stron (klienta i wykonawcy) w całości;
- osoby upoważnione do podpisania umowy (przedstawiciele stron);
- wykaz robót lub usług, ich wielkość i koszt (w ramach transakcji);
- warunki świadczenia usług lub wykonywania pracy;
- procedura rozliczeniowa;
- obowiązki każdej ze stron w celu zapewnienia realizacji umowy;
- odpowiedzialność stron;
- procedura rozwiązywania kontrowersyjnych sytuacji.
Krok 2
Skontaktuj się z klientem z propozycją przestudiowania przygotowanej przez Ciebie wersji umowy, w której wszystkie warunki umowy są jasno sprecyzowane, co pozwala chronić interesy każdej ze stron. Daj mu kontrakt do przeglądu. Twój partner może chcieć to zmienić. Po uzgodnieniu z klientem wszystkich klauzul umowy, popraw tekst tak, aby warunki transakcji były odpowiednie dla każdej ze stron.
Krok 3
Podpisz umowę z menedżerem lub osobą upoważnioną do podpisania tego dokumentu w Twojej organizacji. Umieść pieczęć swojej firmy. Zarejestruj umowę jako dokument wychodzący. Nie zapominaj, że umowa musi być sporządzona w dwóch egzemplarzach. Prześlij je swojemu partnerowi klienta do podpisu. Po podpisaniu jeden egzemplarz pozostaje u klienta, a drugi u kontrahenta.
