W napiętym harmonogramie pracy może być trudno wygospodarować czas nie tylko na lunch, ale także na pięciominutową przerwę. Praca w trybie awaryjnym prowadzi nie tylko do zmęczenia fizycznego. Narasta dyskomfort psychiczny, który może powodować depresję. Dlatego konieczne jest umiejętne zorganizowanie dnia pracy, aby móc wykonywać obowiązki bez nadmiernego wysiłku.
Macierz zarządzania czasem – jak ją zbudować
Najpopularniejszym sposobem optymalizacji czasu pracy jest Matryca Eisenhowera. To pierwsza rzecz, którą uczy się nadrabiać na szkoleniach z zarządzania czasem. W prostej tabeli z czterema komórkami zadania są zapisywane, podzielone według priorytetów. W lewym górnym kwadracie - pilne i ważne. Obejmuje to rozwiązywanie ostrych momentów pracy kryzysowej, pilnych zadań, projektów, których terminy się zbliżają. W prawym górnym rogu - ważne, ale nie tak pilne sprawy. To planowanie nowych projektów, ocena efektywności zrealizowanych, bieżących codziennych zadań, identyfikacja nowych obszarów działalności. Dolna lewa komórka - zadania mniej ważne, ale pilne. Obejmuje to rozmowy telefoniczne, niektóre spotkania, rozpatrzenie pilnych materiałów, zajęcia towarzyskie. I ostatnia, dolna prawa komórka - sprawa nieważna i niepilna. To rutynowa praca, niektóre rozmowy, rozrywka.
Za najbardziej efektywny dzień roboczy uważa się taki, w którym prawy górny kwadrat jest maksymalnie wypełniony - sprawami ważnymi, ale nie pilnymi. Oznacza to, że jest czas na wykonanie wszystkich przydzielonych zadań, wszystko idzie zgodnie z planem, nie przewiduje się sytuacji awaryjnych. Jeśli lewy górny kwadrat jest pełny, oznacza to, że wiele zadań zostało odłożonych „na później”, a teraz trzeba posprzątać nagromadzony stos pilnych i bardzo ważnych spraw. Jednocześnie kumulują się rzeczy ważne, ale nie pilne, które też trzeba zrobić, ale nie ma na to czasu. A po zakończeniu sytuacji awaryjnej powstaje następna, ponieważ dawne, niepilne sprawy już dawno zbliżały się do terminów ich realizacji.
Aby zapobiec takiemu rozwojowi zdarzeń, konieczne jest regularne kompilowanie macierzy Eisenhowera, a nie tylko w dzień roboczy. Najskuteczniejsi menedżerowie robią to kilka razy. Na koniec miesiąca – kolejny, rozdzielający główne zadania do komórek. Na koniec tygodnia kolejny, rozrzucanie bieżącej pracy na kwadraty i wprowadzanie poprawek. A przed końcem dnia pracy – następny, sporządzenie planu spraw podstawowych. Taki podział obowiązków zajmie od pięciu do dziesięciu minut i pozwoli Ci nie zawracać sobie głowy tym, co zrobić najpierw, a co później.
Ciągły chrup - co robić?
Jeśli rzeczy piętrzą się i kumulują, a osiem godzin pracownika to za mało na wykonanie wszystkich obowiązków, warto rozważyć przekazanie uprawnień. Być może wyznaczono zbyt wiele zadań, których nie może obsłużyć jeden pracownik. Ta sytuacja jest warta wyjaśnienia kierownictwu. Aby to zrobić, musisz sporządzić listę rzeczy do zrobienia z podpunktami - co musisz zrobić, aby wykonać zadanie. Jeszcze lepiej zaplanuj spędzony czas. To wyraźnie pokaże szefowi, że nierealne jest radzenie sobie z całą ilością pracy dla jednej osoby. W takim przypadku część zadań można usunąć z menedżera i przekazać innemu pracownikowi.
