Stosując kilka prostych zasad uprzejmej i poprawnej komunikacji z pracownikami, przedstawicielami organizacji i urzędnikami, z łatwością osiągniesz swój cel i otrzymasz wysokiej jakości i szybkie usługi.
Teraz każdy menedżer stara się utrzymać politykę komunikacji wysokiej jakości między swoimi pracownikami a ich klientami, czy to w organizacji komercyjnej, czy rządowej, ale te wysiłki nie zawsze przynoszą pożądane rezultaty. Zdarza się, że konsument jest traktowany przeciętnie, niedbale, a czasem niegrzecznie. Ale my, jako konsumenci, możemy temu zapobiec i zawsze otrzymujemy tylko wysokiej jakości usługi i dobrą obsługę w komunikacji.
Pierwszą i najważniejszą zasadą jest bycie uprzejmym i zwracanie się do ludzi tonem, w jakim chcesz, aby się z Tobą skontaktowali.
Dlatego musisz zwracać się do „siebie” wyjątkowo pełnym szacunku tonem. A jeśli jesteś pewny siebie i szczerze się uśmiechasz, wszystkie drzwi otworzą się dla Ciebie.
Ważna jest tu właśnie pewność siebie i szczerość, bo jak nie uśmiechać się, ludzie wokół ciebie czują twój wewnętrzny nastrój.
Po drugie: zapamiętaj lub lepiej zapisz nazwiska i stanowiska pracowników, z którymi będziesz miał długoterminową komunikację, ponad 1 minutę.
Ta sama zasada dotyczy rozmów telefonicznych, jeśli zadzwonią do Ciebie, masz prawo nie kontynuować rozmowy, dopóki nie poznasz nazwiska rozmówcy i jego stanowiska.
Ta zasada znacznie ułatwi ci życie, jeśli stanie się nawykiem. Ponieważ kiedy zrujnujesz sobie nastrój i rozłączysz się, bardzo trudno będzie znaleźć dane swojego rozmówcy, ponieważ w call center jest wielu pracowników i trudno jest dowiedzieć się, z kim rozmawiałeś.
Dlaczego ważne jest, aby zawsze znaleźć pozycję rozmówcy?
Po pierwsze, rozumiesz, z jaką rangą masz do czynienia.
Po drugie, minimalizuje pożądanie przeciwnika do nieformalnego tonu i fraz.
Po przedstawieniu się, przedstaw się z powrotem, wzajemna uprzejmość jest dobra.
W przypadku, gdy najpierw do kogoś dzwonisz lub rozpoczynasz bezpośredni dialog, wskazane jest, aby najpierw się przedstawić, a następnie wyjaśnić szczegóły rozmówcy.
Jeśli zwracasz się do pracownika, który ma odznakę na piersi, nie bądź zbyt leniwy, aby przeczytać jego nazwisko i zwrócić się do osoby po imieniu, w takim przypadku najlepiej zacząć odwołanie w ten sposób:
- Cześć Iwan Iwanowicz, jestem Wasilij Pietrowicz…. Czekamy na powitanie zwrotne i dopiero po tym zaczynamy inwestować nasze problemy, prośby czy żądania. Z takim początkiem rozmowy, w 98 przypadkach na sto, komunikacja będzie przyjemna.
Ze względu na okoliczności nie zawsze się to sprawdza, a jeśli już rozpocząłeś dialog i nie znasz nazwiska swojego przeciwnika, a jego ton Ci nie odpowiada, to jest czas na wyjaśnienie z kim masz do czynienia nazwisko i stanowisko. Jeśli otrzymałeś tę informację bez kłótni, przedstaw się w odpowiedzi i uśmiechnij się i kontynuuj dialog z imieniem rozmówcy, pomoże to rozładować narastające napięcie i zbliży go do siebie. Ponieważ dla każdej osoby nie ma nic przyjemniejszego niż dźwięk jego imienia, a skoro go uprzyjemniłeś, to w przyszłości też będzie się z tobą komunikował przyjemnym tonem, chyba że to oczywiście jakiś wariat, niestety są wystarczająco psychos w naszym społeczeństwie. „Nie wszyscy jesteśmy szaleni, ale wszyscy wariujemy”. I nie jest niczym niezwykłym w naszym kraju sabotowanie zła, na przykład, na kupującego.
Jeśli pracownik nie chce Ci się przedstawić, nie nalegaj, skontaktuj się z jednym z jego współpracowników, prawdopodobnie poda Ci jego nazwisko, a jeśli nie ma go w pobliżu, zapamiętaj numer biura, okna i godzinę kontaktu.
W przypadku, gdy nie zdążyłeś "otworzyć ust", ale już byłeś niegrzeczny, to nie odpowiadaj niegrzecznością na niegrzeczność. W końcu, kiedy pies na ciebie szczeka, nie stajesz na czworakach i nie odszczekasz. Weźmy również tę sytuację.
Taktyka wzajemnego chamstwa najprawdopodobniej doprowadzi do nowej rundy konfliktu: słowo po słowie jest już skandalem, a prowokator wyjdzie z niego z reguły radosny i triumfalny, a ty - upokorzony i wyczerpany. Dlatego nie schodź do poziomu chama.
Zrozum jasno jedną rzecz: chamstwo nie jest oznaką siły, jest oznaką słabości.
Możesz uniknąć automatycznej reakcji, licząc w tym momencie powoli do 10. Następnie zapytaj o imię i pozycję niegrzecznej osoby. Przeciwnik spróbuje uciec od odpowiedzi, zdając sobie sprawę, że zapach smażonego, nie baw się z nim. Poproś o księgę skarg lub dane kontaktowe najlepiej kierownika wyższego szczebla.
Lepiej zapobiegać chamstwu niż prowokować, bo czasami, nie zdając sobie z tego sprawy, jesteśmy inicjatorami takiego stosunku do nas. Ponieważ częstotliwość, z jaką jesteś niegrzeczny, zależy tylko od jednego wskaźnika - twojego stanu wewnętrznego i zewnętrznego, innymi słowy, od samooceny.
Jeśli masz takie poczucie siebie i taką samoocenę, że możesz stać się nieprzyjemny, to na pewno znajdą się myśliwi, którzy to zrobią. I odwrotnie, jeśli wszystko jest w porządku z twoją samooceną, przechodzisz przez życie samodzielnie iz poczuciem własnej godności, wtedy będą dla ciebie niegrzeczni, będą ostrożni.
Każdy dzień należy zacząć od budowania zdrowej samooceny i wzmacniania kondycji psychicznej / emocjonalnej i fizycznej.
Gdy otrzymałeś wysokiej jakości usługę, komunikując się z tobą grzecznie i z szacunkiem, nie bądź leniwy, aby zostawić pozytywne opinie o dobrym pracowniku, da to kilka pozytywnych efektów.
Po pierwsze: zostaniesz zapamiętany i przy kolejnych rozmowach będą starali się utrzymać ustalony ton komunikacji z Tobą.
Po drugie: Pochwała rozweseli twojego rozmówcę i stanie się zachętą do utrzymywania podobnego sposobu komunikacji ze wszystkimi rozmówcami, wśród których mogą być twoi przyjaciele, sąsiedzi lub dzieci.
Dobro zawsze wraca do tych, którzy je dają.
