Istnieje takie pojęcie „obyczajów biznesowych”. Pod tą pojemną definicją - wszystkie tradycje przyjęte w środowisku oficjalnych relacji biznesowych. Korespondencja urzędowa pozostaje jednym z głównych mechanizmów interakcji biznesowej. Urzędnicy, biznesmeni i organizacje publiczne komunikują się za pomocą komunikatów przygotowanych według ogólnych zasad.
Powód pisania
Bez względu na to, jak nudny i nieistotny może wydawać się etap przygotowawczy sporządzenia oficjalnego odwołania, nie można go pominąć. Powód sporządzenia dokumentu powinien być jasno sformułowany.
Przed skomponowaniem pisma urzędowego ważne jest dokładne określenie adresata. Po ustaleniu przedmiotu wiadomości należy sprawdzić, czy kwestia ta należy do kompetencji adresata. W razie wątpliwości lepiej zbadać kwestię kompetencji w regulaminach i innych dokumentach normatywnych organizacji.
Typ żądania
Po ustaleniu tematu i adresata należy zastanowić się nad rodzajem odwołania.
W razie potrzeby należy napisać pismo urzędowe:
- Poinformuj adresata. Najczęściej biuletyny wysyłane są od odbiorców niższego poziomu do odbiorców wyższego poziomu;
- Skontaktuj się z adresatem z testem, co oznacza dalsze działania z jego strony. Zwracają się więc albo do przełożonej osoby, albo do równego stanowiska;
- Daj zadanie. Ten typ adresu nadaje się tylko do adresowania podwładnego.
Osoby kontaktujące się z urzędami, przedsiębiorstwami lub innymi strukturami najczęściej korzystają z formy zapytania-wniosku.
Forma oficjalnego odwołania
Surowe warunki interakcji urzędnik-biznes sprawiają, że forma odwołań jest nie mniejsza niż treść. Aby list dotarł do adresata i nie zagubił się w labiryntach urzędu, musi być sporządzony według wszystkich zasad.
Organizacje sporządzają listy na oficjalnym papierze firmowym, przypisują numer wychodzący i wskazują datę. W celu szybkiego wyjaśnienia kwestii odwołania ważne jest wskazanie pełnej nazwy i danych kontaktowych wykonawcy. Pojawiają się na ostatniej kartce listu w stopce.
Osoby fizyczne sporządzają wnioski na czystych arkuszach A4 w formie maszynowej, a w rzadkich przypadkach w formie odręcznej.
W przypadku organizacji w nagłówku odwołania wskazuje się wyłącznie stanowisko i nazwę adresata, tj. informacje o autorze odwołania oraz dane kontaktowe podane są na oficjalnym formularzu. Osoby fizyczne będą musiały uzupełnić nagłówek o własne dane, w tym numer telefonu kontaktowego i adres, na który należy wysłać odpowiedź.
Po lewej stronie wskazano szczegóły listu, a poniżej treść tematu odwołania: „O nagradzaniu”, „O udzielaniu informacji”, „O osobistym spotkaniu” itp.
Styl oficjalnego apelu
Oficjalny styl biznesowy służy do tworzenia oficjalnych pism. Głównymi zasadami tego stylu są spójność, jednoznaczność i klarowność prezentacji. W korespondencji biznesowej niedopuszczalne są sformułowania potoczne, używanie gwar, nie mówiąc już o przekleństwach i przekleństwach. Nawet najbardziej niepokojące wydarzenia w oficjalnej korespondencji powinny być przedstawione w tonie neutralnym, bez zabarwienia emocjonalnego.
Dobrą praktyką jest przestrzeganie jasnej i logicznej struktury zdań i akapitów. To znacznie upraszcza odbiór informacji przez czytelnika.
Struktura oficjalnego odwołania
Oficjalny list zaczyna się od apelu: „”. Po nim następuje preambuła, w której należy odpowiedzieć na pytanie: „Dlaczego apel jest pisany, w imieniu kogo i z jakiego powodu”. Może to wyglądać tak:
«».
«».
Idąc od ogółu do szczegółu, wprowadza się część wyjaśniającą, która odzwierciedla szczegóły. Jeśli skarga jest napisana - chronologiczna istota konfliktu. W zaproszeniu w części wyjaśniającej znajdują się informacje o miejscu, dacie i godzinie wydarzenia, jego organizatorach oraz formie uczestnictwa adresata.
Każde oficjalne odwołanie kończy się bezpośrednim wymienieniem wniosku. Na przykład: „”, „”, „” itp.
