Panuje opinia, że spotkanie to wydarzenie, które można przygotować spontanicznie. W rzeczywistości ta forma interakcji biznesowej wymaga poważnego szkolenia administracyjnego.
Temat spotkania
Powód spotkania powinien być sformułowany przez inicjatora. Nie zawsze jest to najważniejszy uczestnik spotkania w tym charakterze. Biorąc pod uwagę fakt, że spotkania mogą mieć charakter wewnątrzkorporacyjny i przy zaangażowaniu szerokiego grona zaproszonych, ważne jest zdefiniowanie tematu w taki sposób, aby przyciągnął wszystkie osoby potrzebne do dialogu.
Zazwyczaj technicznym sformułowaniem tematu zajmuje się personel administracyjny lub bezpośrednio sekretarz spotkania. Program spotkania wynika z podanego tematu. Dokument ten zawiera wszystkie zagadnienia, które są planowane do dyskusji. Po uprzednim uzgodnieniu do każdego pytania przypisywany jest mówca, któremu wyznacza się termin wystąpienia bez uwzględniania debaty. Termin dyskusji ustalany jest odrębnie w porządku obrad.
Dla lepszego zrozumienia zagadnienia nie będzie zbyteczne przygotowanie ulotki zawierającej krótkie odniesienia, statystyki lub inne informacje informacyjne. Sekretarka przygotowuje takie materiały z każdym mówcą osobno.
Ostatnim etapem przygotowania dokumentacji jest opracowanie projektów decyzji w każdej sprawie. Niniejszy dokument przedstawia rozwiązania zaproponowane przez sprawozdawców w oparciu o dyskusję. Nagrywają ostatnie zdania prezentowane przez prelegentów. Jeżeli uczestnicy nie zgadzają się z opcją w projekcie decyzji, dokument jest korygowany przez sekretarza.
Osoby zaproszone
Porządek obrad w dużej mierze określa przybliżoną listę osób, które powinny być zaproszone do podjęcia poruszanych spraw. Tak więc produktywnym sposobem jest zaproszenie do rozmówcy osób, które mają przeciwny punkt widzenia. W tym przypadku spotkanie służy jako „okrągły stół” dla stron spornej sytuacji.
Uczestnicy spotkania są informowani w dowolny dostępny sposób - telefon, e-mail lub osobiste zaproszenie. Cały pakiet dokumentów należy wcześniej przekazać wszystkim uczestniczącym osobom, aby miały możliwość wcześniejszego zapoznania się z materiałami.
Prowadzenie spotkania
W spotkaniu musi uczestniczyć sekretarz. Jego zadaniem jest sporządzenie protokołu po dyskusji. Przy redagowaniu dokumentu ważna jest nie dosłowna dokładność zapisu dyskusji, ale odzwierciedlenie kluczowych wystąpień i konkretnych propozycji.
Aby wykluczyć ewentualne rozbieżności, lepiej nagrać przebieg spotkania na dyktafon. Wszyscy uczestnicy muszą zostać poinformowani o rozpoczęciu nagrywania.
