Ważne decyzje podjęte na spotkaniu, spotkaniu lub spotkaniu należy odnotować w protokole, aby można je było podjąć do wykonania. W tym celu należy przede wszystkim poprawnie sporządzić protokół, zwracając szczególną uwagę zarówno na formę, jak i treść dokumentu. Mimo braku jednej formy, są tu pewne osobliwości.
Instrukcje
Krok 1
Przygotuj arkusze papieru A4 lub papier firmowy (do dokumentów wewnętrznych). Dzięki temu nie będziesz musiał ręcznie wprowadzać pełnych danych (nazwa organizacji, adres itp.). W górnej środkowej części kartki od razu napisz nazwę „Minuty”, a pod nią, mniejszą czcionką, krótko opisz istotę – główny temat spotkania. Wskaż datę i miejsce wydarzenia. Teraz przystąp do wypełniania obowiązkowej części wstępnej, która dotyczy spisania uczestników spotkania bezpośrednio zaangażowanych w podejmowanie ogólnych decyzji.
Krok 2
Na początku wpisz nazwisko, imię, patronimikę oraz stanowisko lidera (przewodniczącego spotkania). W tym samym formacie podaj dane sekretarza sporządzającego protokół ze spotkania. Następnie w sekcji „Uczestnicy” wymień wszystkich, którzy wzięli udział w spotkaniu (imię i nazwisko, stanowisko). W przypadku dużej liczby uczestników, których lista nie zmieści się na stronie, należy wskazać ich łączną liczbę, załączając pełną listę w osobnym dokumencie. Nie zapomnij zrobić linku do niego na końcu protokołu w sekcji „Dodatek”. Umieść sekcję „Agenda” jako następny blok w minutach. Tutaj, na ponumerowanej liście, wypisz wszystkie kwestie dotyczące tego spotkania.
Krok 3
Wypełnij treść protokołu ściśle według kolejności określonej w porządku obrad. Każdy z akapitów powinien zawierać trzy sekcje. W pierwszym z nich („Wysłuchiwane”) podaj teksty raportów i pamiętaj o podaniu nazwisk i inicjałów, a także pozycji mówców. W sekcji „Mówcy” w podobnym formacie wskaż innych uczestników spotkania, którzy zabierali głos podczas dyskusji. W kolejnym punkcie zatytułowanym „Postanowiono” wymień decyzje, które zapadły na rozprawie, wskaż liczbę głosów oddanych „przeciw”, „za” lub „wstrzymujących się”. Następnie złóż podpisy przewodniczącego posiedzenia i sekretarza.
