Wszystkie organizacje posiadają dokumenty personalne. Zawierane są w celu uregulowania stosunków pracy z pracownikami. Każda zmiana zaczyna się od sprawdzenia tej dokumentacji, dlatego bardzo ważne jest jej prawidłowe sformatowanie.
Instrukcje
Krok 1
Najważniejsze jest, aby podczas sporządzania dowolnego dokumentu personalnego kierować się różnymi przepisami, instrukcjami i innymi dokumentami regulacyjnymi. Naruszenie jakichkolwiek zasad prowadzi do różnych sankcji.
Krok 2
Dokumenty są sporządzane po opublikowaniu zamówienia przez kierownika organizacji. Na podstawie wszystkich dokumentów osobistych pracownika wypełniane są formularze, np. umowa o pracę.
Krok 3
Przy zatrudnianiu pracownik kadrowy musi usunąć kopie wszystkich dokumentów i umieścić je w aktach osobowych pracownika. W przyszłości do tego folderu można również dołączać dokumenty, na przykład wniosek urlopowy. Należy powiedzieć, że prowadzenie akt osobowych nie jest konieczne dla firm prywatnych.
Krok 4
Należy również sporządzić spis wszystkich dokumentów znajdujących się w aktach osobowych, które powinny być ułożone chronologicznie i zawierać numery seryjne.
Krok 5
Wszelkie zmiany w aktach osobowych dokonywane są na wniosek samego pracownika i zgodnie z załączonymi kopiami, np. w przypadku zmiany nazwiska – akt zawarcia małżeństwa (rozwiązania). Jednocześnie stare dokumenty nie podlegają recyklingowi, muszą pozostać w aktach osobowych pracownika.
Krok 6
Na okładce akt osobowych wskazane są informacje o pracowniku, a mianowicie: nazwisko, imię, nazwisko i numer seryjny akt osobowych. Następnie zostaje wpisany do specjalnego rejestru spraw osobistych.
Krok 7
Pamiętaj, że akta osobowe, jak również dokumenty pracownicze, należy przechowywać w bezpiecznym lub innym bezpiecznym miejscu. Odpowiedzialność za to powinni ponosić pracownicy personelu wyznaczeni na polecenie szefa.
Krok 8
Należy również mieć na uwadze, że akta osobowe nie są przekazywane samym pracownikom, a ich badanie może nastąpić tylko w obecności osoby odpowiedzialnej.
