Przy sporządzaniu zleceń personalnych należy zwrócić szczególną uwagę na ich znaczenie prawne. Aby były prawnie wiążące, muszą zawierać szereg niezbędnych informacji, w tym indeks rejestracyjny lub, innymi słowy, numer dokumentu. Zasady rejestracji zamówień określa dokument lokalny instytucji, ale istnieją również zasady ogólne.
Instrukcje
Krok 1
Numer kolejny zlecenia dla personelu jest jednocześnie jego numerem rejestracyjnym (indeksem). Numeracja wszystkich zamówień (zamówień) dla personelu powinna być przechowywana w ciągu roku urzędowego oddzielnie dla każdej grupy dokumentów administracyjnych w specjalnych formularzach rejestracyjnych.
Rok obrotowy zwykle pokrywa się z rokiem kalendarzowym (1 stycznia - 31 grudnia). Ale są wyjątki, na przykład instytucje kultury, oświaty itp., w których rok urzędowy rozpoczyna się 1 września.
Krok 2
Na początek rozróżnij wszystkie zamówienia na osobne grupy. Podziel papiery ze względu na termin przydatności do spożycia na dokumenty przechowywania długoterminowego i dokumenty przechowywania krótkoterminowego.
W dużych organizacjach z dużą liczbą pracowników, dla wygody, wybierz kilka grup o jednolitej tematyce w ramach tablicy zamówień o tym samym okresie przechowywania.
Na przykład dokumenty do długoterminowego przechowywania można podzielić na grupy: zlecenia przyjęcia, zlecenia zwolnienia, zlecenia przeniesienia. A dokumenty krótkoterminowego przechowywania można podzielić na serie: zamówienia na wakacje, zamówienia na podróże służbowe.
W organizacjach o bardzo dużej liczbie pracowników czasami konieczne jest opracowanie oznaczeń literowych zleceń dla każdej kategorii personelu.
Krok 3
Ponadto zarejestruj każdą z tych grup zamówień na personel w specjalnych formularzach. Jako formularz rejestracyjny możesz użyć dziennika, kart rejestracyjnych i kontrolnych lub elektronicznego systemu zarządzania dokumentami. Każda z tych form ma zalety i wady.
Karty meldunkowe i kontrolne oraz elektroniczne szafki na akta, które zazwyczaj się dublują, są wygodniejsze do organizowania i wyszukiwania. Dzienniki zapewniają większe bezpieczeństwo informacji.
Formularze rejestracyjne nie mają ścisłego standardu, ale zazwyczaj zawierają następujące informacje:
- data;
- numer seryjny zamówienia;
- kto podpisał (stanowisko, nazwisko);
- podsumowanie zamówienia;
- baza;
- wykonawca.
Krok 4
Teraz, aby ponumerować zamówienia według klatki, wystarczy zajrzeć do odpowiedniego dziennika i przypisać kolejny indeks do dokumentu.
