Akta osobowe mogą być tworzone dla każdego pracownika pracującego w przedsiębiorstwie. Ale szczególną uwagę zwraca się na wykonanie takich dokumentów w stosunku do liderów i wiodących specjalistów organizacji. Aby poprawnie i w wymaganej objętości odzwierciedlić niezbędne informacje o osobie jako pracowniku, warto spełnić szereg wymagań dotyczących sporządzenia akt osobowych dla każdego z nich.
Instrukcje
Krok 1
Artykuł 85 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej definiuje pojęcie „danych osobowych pracownika”. I zgodnie z tym przepisem konieczne jest wypełnienie akt osobowych każdego pracownika. Rozpocznij go natychmiast po wydaniu nakazu przyjęcia osoby na stanowisko. Głównym wymaganiem przy projektowaniu tego dokumentu jest wypełnienie w porządku chronologicznym. Oznacza to, że wszystkie dokumenty należy złożyć, gdy tylko staną się dostępne.
Krok 2
Lista dokumentów, które muszą znajdować się w każdej aktach osobowych, jest określona w paragrafie 5 Dekretu Prezydenta Federacji Rosyjskiej z dnia 06.01.2019 r. Nr 640. Obejmuje: wewnętrzny spis dokumentów, kwestionariusz pracownika, życiorys, kopie dokumentów edukacyjnych i dowodów osobistych, zaświadczenia potwierdzające zmiany w różnych danych osobowych osoby (mogą to być kopie aktu małżeństwa, uzyskanie NIP, ubezpieczenie świadectwo urodzenia dzieci i inne) oraz umowę o pracę. Konieczne jest, aby akta osobowe zawierały kopie wszystkich zamówień dotyczących różnych spotkań, zachęt, podróży służbowych, wakacji, danych certyfikacyjnych, cech itp. I oczywiście w każdej teczce osobistej powinien znajdować się plan rozwoju zawodowego danej osoby. Jeśli potrzebne jest wyjaśnienie któregokolwiek z tych dokumentów, jest to odnotowane w dodatkowej linii „Uwaga”.
Krok 3
Po otrzymaniu wszelkiego rodzaju dokumentów z serii tych, które będą składane w aktach osobowych, sporządzany jest spis inwentarza. Pomaga prowadzić bardziej sprawną ewidencję informacji o pracownikach. Musi być podpisany przez kompilatora, wskazując jego stanowisko, odszyfrowując jego podpis i umieszczając datę. Gdy akta osobowe są zamknięte, wniosek pracownika o zwolnienie lub dokumenty uzasadniające potrzebę zwolnienia, składana jest kopia nakazu.
