Akta osobowe pracownika to informacje, które odzwierciedlają wszystkie etapy relacji między pracownikiem a organizacją. Jest tworzony (utrzymywany i sformalizowany) przez organ personalny lub specjalnie upoważniony urzędnik. Niezbędne jest sporządzenie akt osobowych zgodnie z obowiązującymi zasadami prowadzenia ewidencji.
Niezbędny
- Folder „Plika osobista”;
- Dokumenty pracownika (lub ich kopie);
- Długopis;
- Dziurkacz.
Instrukcje
Krok 1
Akta osobowe rozpoczyna się po opublikowaniu zarządzenia o powołaniu pracownika na stanowisko.
Krok 2
Akta osobowe obejmują: wewnętrzny spis dokumentów; kwestionariusz i karta osobista w aktach osobowych; streszczenie;
kopie dokumentów edukacyjnych (i wszystkich świadectw kwalifikacyjnych); dowody osobiste; zaświadczenia i inne dokumenty potwierdzające zmiany danych osobowych pracownika (odpisy aktu małżeństwa, NIP, ubezpieczenia, akty urodzenia dzieci); umowa o odpowiedzialności; kopie wszystkich zamówień na spotkanie, przeniesienie, zachęty, podróże służbowe, wakacje itp.; umowa o pracę (umowa); dane dotyczące ponownej certyfikacji; cechy.
Wszystkie te dokumenty (lub ich kopie) muszą być umieszczone w jednym folderze.
Krok 3
W inwentarzu wewnętrznym należy wymienić wszystkie dokumenty, które znajdują się w aktach osobowych. Dokumenty są składane w porządku chronologicznym w miarę ich udostępniania. W kolumnie „Uwaga” inwentarza wewnętrznego wskazano, że dokumenty są wycofywane lub oryginały są zastępowane kopiami. Inwentarz wewnętrzny podpisuje pracownik, który go skompilował, wskazując nazwisko, imię, nazwisko i datę kompilacji.
Krok 4
Wpisy wprowadzane do akt osobowych są pisane piórem wiecznym lub długopisem w kolorze czarnym, niebieskim lub fioletowym, korekty nie są dozwolone.
Krok 5
Oddzielnie numerowane są arkusze akt osobowych pracownika oraz jego inwentarz wewnętrzny.
Krok 6
Zamykając akta osobowe należy złożyć oświadczenie i nakazać zwolnienie pracownika.
Krok 7
Przechowują pliki osobiste w sejfie organizacji lub przedsiębiorstwa. Są wydawane do użytku osobistego tylko dla określonej kategorii pracowników, którzy mają dostęp do informacji personalnych.
Krok 8
Akta osobowe zwolnionych pracowników trafiają do archiwum na 75 lat. Akta osobowe kierowników przedsiębiorstw są przechowywane na stałe.
