W usługach personalnych organizacji, przedsiębiorstw przechowywana jest duża liczba dokumentów: zamówienia na zatrudnienie, przyznawanie urlopów, przelewy, nagrody, dodatkowe płatności gotówkowe, zwolnienia i inne. Znaczenie zachowania takich dokumentów wynika z konieczności prowadzenia ewidencji dokumentów każdego konkretnego pracownika. Zadanie prawidłowego i szybkiego uformowania dokumentów w sprawie powierzone jest funkcjonariuszom sztabu.
Instrukcje
Krok 1
Formacja spraw polega na umieszczeniu spisanych dokumentów w sprawach. Grupuj dokumenty w sprawy za każdy rok kalendarzowy, z wyjątkiem spraw, które powstały początkowo i nie mieszczą się w ciągu jednego roku kalendarzowego. Do takich spraw należą: akta osobowe studentów, pracowników, pracowników, sprawy sądowe, sprawy emerytalne, historia choroby, a także inne dokumenty księgowe.
Krok 2
Ostateczne tworzenie akt osobowych studentów, studentów, doktorantów powinno nastąpić po ukończeniu placówki oświatowej lub studiów podyplomowych; pracownicy i pracownicy - po ich zwolnieniu; wywiad lekarski – po dostarczeniu pacjentowi wypisu; sprawy sądowe – niezwłocznie po zakończeniu rozprawy i doręczeniu orzeczenia; sprawy emerytalne - po zakończeniu wypłaty emerytury.
Krok 3
Przygotowując się do przechowywania archiwalnego, połącz akta osobowe pracowników zwolnionych z aktami osobowymi, jeśli liczba kartek nie przekracza dwustu pięćdziesięciu. To samo dotyczy osób, które ukończyły instytucję edukacyjną. Możesz również utworzyć indywidualny plik osobisty jako oddzielną jednostkę przechowywania. Ta zasada dotyczy akt osobowych stałego przechowywania.
Krok 4
Tworząc pliki osobiste, weź pod uwagę różne okresy przechowywania. W odniesieniu do przypadków długotrwałego i stałego okresu przechowywania należy je tworzyć oddzielnie, a także umieszczać w różnych inwentarzach.
Krok 5
Grupuj zamówienia przez personel na sprawy zgodnie z ustalonymi okresami przechowywania. W ramach każdej teczki osobowej dokumenty są wprowadzane w porządku chronologicznym, tj. od początku do końca roku, a także według daty ich zatwierdzenia, zestawienia, rejestracji.
Krok 6
Sprawy, które powstają z kont osobistych, kart osobistych, zeszytów ćwiczeń, a także zestawów akt osobowych, usystematyzowano ściśle w kolejności alfabetycznej. Korzystając z takiego wzoru, dokonaj dodatkowych wyjaśnień, wskazując pierwsze trzy litery w nazwiskach osób, na których otwarto akta osobowe.
