Wyciąg z protokołu jest nieodzownym atrybutem przepływu pracy każdej organizacji. Wypis, który ma moc prawną podobną do dokumentu oryginalnego, musi zawierać wszystkie niezbędne dane. Przygotowując odpowiednie dokumenty, należy zwrócić uwagę na szczegóły.
Co do zasady wymagania dotyczące wykonywania wypisów z protokołów są ustalane w każdym przedsiębiorstwie zgodnie z wewnętrznymi zasadami obrotu gospodarczego. Istnieją jednak ogólnie przyjęte normy dotyczące sporządzenia tego dokumentu.
Wyciąg z protokołu jest dokładną kopią tekstu oryginalnego dokumentu dotyczącego konkretnego zagadnienia. Wyciąg z protokołu posiedzenia musi zatem zawierać nazwę organu zarządzającego, którego posiedzenie zostało zarejestrowane. Z reguły informacje te są wskazane w tytule dokumentu. Tutaj typ dokumentu „Protokół” zostaje zmieniony na „Wyciąg z protokołu”. W niektórych przypadkach w prawym górnym rogu dokumentu znajduje się napis „Oświadczenie”.
Ponadto, w celu zachowania mocy prawnej oryginału, wyciąg z protokołu musi zawierać informacje:
- data, miejsce i godzina spotkania;
- informacja o obecności kworum do podejmowania decyzji;
- informację o osobie pełniącej funkcję przewodniczącego;
- informacje o osobie pełniącej funkcję sekretarza.
Porządek obrad sprowadza się do konkretnego zagadnienia, dla którego przygotowywany jest wyciąg. Podobnie wszystkie fragmenty związane z dyskusją o sprawach osób trzecich są wyłączone z dokumentu.
Rozpatrzenie sprawy objętej porządkiem obrad, nad którym przygotowywany jest wypis, następuje dokładnie z podaniem numeru seryjnego, treści, przebiegu dyskusji i podjętych decyzji.
Na końcu wypis jest podpisany przez przewodniczącego i poświadczony pieczęcią. Następnie następuje wymagane potwierdzenie autentyczności „Oświadczenie jest poprawne” („Poprawne”) i składany jest podpis sekretarza wraz z deszyfracją.
Oryginał wyciągu z protokołu jest ponumerowany, zszyty i poświadczony pieczęcią i podpisem osoby upoważnionej.
