Uroczyste przyjęcie to jedna z najpopularniejszych form spotkań biznesowych w reprezentacyjnej praktyce firm. Dobrze zorganizowane przyjęcie gości to doskonała okazja do nawiązania nowych i poszerzenia starych więzi biznesowych z partnerami, otrzymania ważnych informacji dla firmy, wzmocnienia jej reputacji, dodania nowych „kolorów” do wizerunku.
Instrukcje
Krok 1
Powody przyjęcia mogą być bardzo różne: święta, rocznice ważnych wydarzeń, wizyta honorowego gościa (lub pożegnanie), przyjazd (lub wyjazd) delegacji firmy partnerskiej, otwarcie wystawy, podpisanie kontrakt lub porozumienie, okazja informacyjna wymagająca wsparcia kontaktów z przedstawicielami prasy. Może to być zwykłe wydarzenie organizacji - bez związku z jakimkolwiek wydarzeniem.
Krok 2
Plan przygotowania do przyjęcia obejmuje:
• wybór formy (rodzaju) przyjęcia, • sporządzenie listy gości, • dystrybucja zaproszeń, • planowanie miejsc siedzących przy stołach, nakrycie stołów, sporządzenie menu (w przypadku organizacji „posiłków” – śniadanie, obiad, kolacja) Przygotowanie komponentu treści to przede wszystkim: zaplanowanie tematu do wymiany poglądów i umiejętnie „budować” przemówienia-komentarze działaczy spotkania, które podczas przyjęcia koordynuje prezenter(-i). Ich celem jest sprawienie, aby wydarzenie było produktywne i interesujące dla wszystkich zaproszonych.
Krok 3
Techniki są zwykle podzielone na:
• w dzień i wieczorem;
• z miejscami siedzącymi (tj. z miejscami przydzielonymi wcześniej gościom) i bez miejsc siedzących;
• formalny (formalny) i nieformalny (nieformalny).
Krok 4
Wizyty popołudniowe to krótkie spotkania popołudniowe. Na takie przyjęcia były mocno ustalone nazwy: „kieliszek szampana”, „kieliszek wina”, „śniadanie”.
Pierwsze dwa formaty są najprostsze. Nie przewiduje się miejsc przy stolikach (napoje, przekąski kelnerzy oferują gościom stojącym – z reguły od 12.00 do 13.00).
„Śniadanie” trwa od półtorej godziny do dwóch (zwykle w przedziale od 12.00 do 15.00). Dress code – swobodny (chyba, że w zaproszeniach zaznaczono inaczej).
Krok 5
Przyjęcia wieczorne są bardziej uroczyste. Są to „herbata”, „koktajl”, „bufet”, „lunch”, „lunch-bufet”, „herbata”, „obiad”.
"Herbata" - recepcja od 16.00 do 18.00. To tradycyjnie kobiece spotkanie trwające 1-1,5 godziny. Do stołu podawane są wyroby cukiernicze i piekarnicze, owoce, soki, woda, wina deserowe i wytrawne (przekąski są rzadkością).
"Koktajl" i "bufet" (trzymane na stojąco) - spotkanie w godzinach 17.00-20.00. Trwa 2 godziny. W menu zimne przekąski, wypieki, owoce (czasem gorące przekąski). Alkohol wystawiany jest na stołach lub podawany w szklankach przez kelnerów. Dress code - zgodnie z zaproszeniami: garnitur casual lub smoking.
„Lunch” organizowany jest od 20.00 do 21.00, trwa 2-2,5 godziny. Jego dania: przekąski zimne, zupy, gorące (mięsne i rybne), desery, napoje alkoholowe (każde danie ma swoje). Po kolacji (trwającej godzinę) goście są zapraszani do salonu, gdzie serwowana jest kawa lub herbata.
„Kolacja” to ostatnie przyjęcie, które zaczyna się o 21.00 lub później. Jego menu jest podobne do menu obiadowego. A także forma ubioru – ciemny garnitur, smoking lub frak dla mężczyzn i wieczorowa suknia dla kobiet.
"Lunch-bufet" - przyjęcie mniej formalne (zwykle organizowane po seansie lub koncercie). Stoły z przystawkami serwowane są jak stół bufetowy. Miejsca przy stołach dla 4-6 osób są bezpłatne.
Krok 6
Organizując przyjęcie, przemyśl wszystko w najdrobniejszym szczególe. Upewnij się, że wielkość pokoju odpowiada liczbie gości. Jeśli chodzi o menu, powinno uwzględniać gusta, tradycje narodowe i religijne gości (należy zadbać o przygotowanie zarówno dań chudych, jak i wegetariańskich).
