Seminarium to najważniejsze narzędzie marketingowe, które pozwala nie tylko utrzymać kontakty z klientami, ale także zwiększyć sprzedaż. Dobrze zaprojektowany plan w dużej mierze decyduje o powodzeniu imprezy. Pomaga obliczyć zasoby, przyciągnąć uczestników i przewidzieć siłę wyższą. Rozważmy niezbędne etapy przygotowania na przykładzie seminarium na temat promocji nowego produktu lub usługi.
Niezbędny
Projektor, biały ekran, laptop, mikrofon, tablica
Instrukcje
Krok 1
Program seminarium określa jego cel. Chcąc zaprezentować np. nowe oprogramowanie, warto przeprowadzić kilka prezentacji. W jednym wskazać na pilność problemu, w drugim – przedstawić sam produkt, a na koniec opowiedzieć o doświadczeniach z jego realizacji. Po raportach, zwłaszcza jeśli mają one charakter informacyjny, należy zostawić czas na pytania, a także zorganizować dla uczestników przerwę kawową.
Krok 2
"Jak nazwiesz łódź, tak będzie pływać" - mówi popularna mądrość. Odnosi się to w pełni do tematyki wydarzenia. Powinna być nie tylko aktualna, ale także poprawnie sformułowana, spójna z tematem seminarium. Temat można zadać w formie pytającej, na przykład „Jak zorganizować budżetowanie?” lub mieć na końcu wykrzyknik - „Meet: Internet Trading!” Najważniejsze, żeby było ciekawe i dobrze zapamiętywane.
Krok 3
Przed ustaleniem terminu warsztatu dowiedz się, czy pokrywa się on z innymi ważnymi wydarzeniami. Nie należy wyznaczać wydarzenia przed wakacjami, weekendami, a także podczas masowych wakacji – istnieje ryzyko utraty znacznej części widowni.
Krok 4
Wybierz łatwo dostępne miejsce na seminarium, najlepiej zlokalizowane w centrum miasta. Wynajmij pokój w centrum biznesowym, hotelu, kinie. Małe wydarzenie może również odbyć się w Twoim biurze, pod warunkiem dostępności odpowiednich możliwości technicznych.
Krok 5
Przypisz listę potencjalnych uczestników do działu sprzedaży. Powinni wiedzieć, które firmy lub osoby mogą być zainteresowane tematem. Jeśli nie ma jeszcze „zakumulowanej” bazy, możesz ją zamówić w agencji prasowej. Przy ustalaniu liczby zaproszonych należy wziąć pod uwagę fakt, że na 100 zaproszonych około 20 wyrazi chęć przyjazdu, a co najwyżej 10 uczestników weźmie udział w seminarium. Dlatego połóż się w niezbędnym „zapasie”.
Krok 6
To chyba najważniejszy etap w organizacji wydarzenia, bo od tego zależy liczba uczestników. Przygotuj informację prasową, układy graficzne, zaprojektuj tekst zaproszenia. Eksperci zalecają przeprowadzenie kampanii reklamowej kilkoma kanałami: telemarketingiem, reklamą w mediach, zamieszczaniem informacji na firmowej stronie internetowej. Jeśli strona Twojej firmy jest dobrze znana, umieść na niej formularz rejestracyjny.
Krok 7
Wskaż termin, do którego specjaliści powinni przygotować raporty. Wskazane jest wcześniejsze ustalenie tej daty, aby móc dokonać korekty. Raporty powinny być spójne w jednolitym firmowym stylu, zawierać ważne i interesujące informacje. Dla słuchaczy wygodniej będzie odbierać informacje, jeśli krótkie streszczenia raportów zostaną umieszczone na osobnym arkuszu.
Krok 8
Z reguły materiały informacyjne obejmują notatnik, długopis, broszury reklamowe, próbki produktów. Zaopatrz się w wizytówki dla prelegentów i menedżerów, z którymi uczestnicy będą wchodzić w interakcje podczas wydarzenia. Aby otrzymać informację zwrotną, przygotuj ankietę dla uczestników seminarium.
Krok 9
Sporządź listy uczestników na dwa dni przed terminem warsztatów. Poleć sekretarzowi przygotowanie materiałów informacyjnych i identyfikatorów dla uczestników i prelegentów. Przeprowadź „próbę generalną”: ponownie wysłuchaj raportów, upewnij się, że cały sprzęt działa. Pamiętaj: większość pracy już się skończyła i na pewno przyniesie ona owoce.
