List potwierdzający jest wyrazem szacunku dla organizacji, która zwróciła się do Ciebie z ofertą. Nawet jeśli odmówisz, potwierdzenie, że pytanie nie zostało zignorowane, da ci możliwość nie urazić przeciwnika i w razie potrzeby powrócić do dialogu później.
Niezbędny
- - dane Twojej firmy;
- - dane firmy adresata.
Instrukcje
Krok 1
Jeśli piszesz list potwierdzający w imieniu firmy lub organizacji, zrób to na papierze firmowym. Nagłówek dokumentu powinien zawierać nazwę Twojej firmy, jej adres siedziby, główny państwowy numer rejestracyjny, indywidualny numer podatnika, numery kontaktowe, czasami wskazana jest strona internetowa i adres e-mail firmy. Wszystkie te informacje powinny znajdować się w lewym górnym rogu arkusza A4. Jeśli list jest wysyłany od osoby prywatnej, wpisz swoje nazwisko, imię, nazwisko patronimiczne, adres stałego zamieszkania i dane kontaktowe.
Krok 2
Naprzeciwko danych nadawcy, po prawej stronie, wpisz dane adresata: nazwę organizacji, adres pocztowy, stanowisko i nazwisko, imię i nazwisko osoby, której list potwierdzający powinien zostać osobiście dostarczony.
Krok 3
Poniżej po lewej stronie wskaż datę sporządzenia dokumentu oraz jego numer seryjny. Następnie pośrodku napisz nazwę listu, która powinna odzwierciedlać jego istotę i treść pytania. Na przykład „Potwierdzenie otrzymania zaproszenia na seminarium”.
Krok 4
Następnie napisz sam tekst listu. Powinien być zwięzły, konkretny, bez zbędnych słów i emocji. Twoim celem jest po prostu wyjaśnienie adresatowi, że jego propozycja została zaakceptowana lub po prostu nie została zignorowana. Nie musisz zgadzać się z propozycją listem, ale możesz okazać uwagę i szacunek, nawet jeśli czegoś odmówisz, najważniejsza jest reakcja na utrzymanie związku. Możesz po prostu potwierdzić otrzymanie zaproszenia na wydarzenie lub otrzymanie tej lub innej informacji. W treści listu zwróć się do adresata po imieniu i nazwisku.
Krok 5
Pismo musi być wydrukowane w dwóch egzemplarzach i podpisane przez kierownika organizacji lub nadawcę, jeśli ma do tego prawo. Jeden egzemplarz pozostaje przy Tobie, drugi wysyłany jest do adresata.
