Sekretarka to pracownik biurowy, do którego obowiązków należy odbieranie telefonów, umiejętność pracy z komputerem, komunikowanie się z ludźmi, prowadzenie dokumentacji biznesowej i wiele więcej. Istnieje wiele mitów na temat zawodu sekretarki – ale czym właściwie jest dobra sekretarka?
Podstawowe umiejętności
Aby pracować jako sekretarka, nie jest wymagany dyplom uczelni - wystarczą specjalistyczne kursy, na których przyszły sekretarka uczy się komunikacji biznesowej i etykiety, szybkiego czytania, pracy biurowej, praktycznej psychologii, stenografii i pisania. Ponadto kursy uczą podstaw pracy w 1C, a także uczą obsługi mini-ATS i sprzętu biurowego. Bez tych wszystkich umiejętności sekretarza nie można uznać za dobrego pracownika.
Bardzo ważne jest również, aby dobra sekretarka miała subtelną percepcję psychologii innych ludzi i była odporna na różne stresy.
Ponieważ sekretarz jest osobą biznesową firmy, musi mieć przyjemny wygląd, wyczucie stylu i dobry gust. Bez umiejętności pięknego ubierania się, zachowania w towarzystwie i kompetentnego mówienia sekretarz nie będzie w stanie wywrzeć dobrego wrażenia wśród klientów firmy, w której pracuje – w związku z tym wizerunek firmy nie będzie na równi. Tak naprawdę głównym zadaniem dobrej sekretarki jest sprawna i efektywna organizacja pracy szefa i całego biura.
Cechy zawodu
Wielu uważa, że praca sekretarki polega na robieniu kawy, składaniu dokumentów do podpisu i odbieraniu telefonów. To złudzenie – do obowiązków tego zawodu należy nadzorowanie pracy recepcji, prowadzenie korespondencji biznesowej, udział w różnych wydarzeniach biurowych i pozabranżowych oraz komunikowanie się z nerwowymi klientami. Do tego dobra sekretarka często pełni rolę kierownika biura, a nawet psychologa, który będzie w stanie schłodzić sytuację w zespole.
Często sekretarze wykonawczy nazywani są „szarymi kardynałami”, ponieważ są w stanie w niewidoczny sposób wpływać na pracę firmy i decyzje szefa.
Najczęściej kobiety zostają sekretarkami, ponieważ są bardziej elastyczne emocjonalnie i odporne. Ponadto są bardziej wrażliwi - uchwycenie nastroju szefa i zespołu bardzo pomaga w ich pracy. Jeśli sekretarz jest wystarczająco mądry i profesjonalny, kierownik może zwrócić się do niego o radę i go wysłuchać. To sekretarka może ułatwić pracę szefowi, dobrze organizując jego miejsce pracy i dostarczając na czas potrzebne mu informacje. Jednocześnie sekretarki nie rozwijają się zawodowo, ponieważ dobry asystent wykonawczy jest na wagę złota. Jednak w efekcie sekretarz zdobywa nieocenione doświadczenie i znajomość procesów biznesowych, które w przyszłości mogą mu pomóc w rozpoczęciu kariery w innym zawodzie.
