Jeśli pracownik z jakiegoś powodu nie akceptuje dostarczonych mu dokumentów, ważne jest, aby pracownik personalny prawidłowo odnotował ten fakt. W tym celu zaangażowani są świadkowie i sporządzany jest odpowiedni akt odmowy przyjęcia dokumentu.
Instrukcje
Krok 1
W górnej części arkusza A4 pośrodku linii podaj pełną nazwę organizacji zgodnie ze statutem przedsiębiorstwa. Jeśli firma ma zatwierdzony formularz firmowy dla listów i dokumentów biznesowych, użyj go, kopiując nagłówek. W razie potrzeby zapisz adresy prawne i faktyczne, telefon, fax, e-mail.
Krok 2
W nowym wierszu wpisz nazwę listu „Ustawa nr _ o odmowie otrzymania dokumentów”. Prosimy o podanie miejsca i daty sporządzenia poniżej: miasto, data, miesiąc i bieżący rok.
Krok 3
W części tekstowej aktu należy wpisać nazwisko, inicjały i stanowisko autora, a także podać informacje o zaangażowanych świadkach. Ich rolę mogą pełnić pracownicy obsługi personalnej lub pracownicy jednostki, w której znajduje się osoba, która nie akceptuje dokumentów. Przyprowadź co najmniej dwóch świadków do sporządzenia raportu i aby uniknąć nieprzyjemnego postępowania przed Komisją ds. Rozwiązywania Sporów Pracowniczych, wybierz na rolę świadków osoby bezinteresowne i znające się na rzeczy.
Krok 4
Wskaż datę przekazania dokumentu. W razie potrzeby określ czas i miejsce działania. Wymień imię i nazwisko, numer, datę wystawienia dokumentu, którego pracownik odmawia przyjęcia. Wskaż dokumenty, które przedstawiają wymagania dotyczące przeniesienia: zamówienia, zatwierdzone normy, instrukcje, kartę organizacji itp. Uwzględnij ustne wyjaśnienia pracownika w oświadczeniu o odmowie. Jeżeli odmawia przyjęcia dokumentu bez wyjaśnienia przyczyn, dokonaj odpowiedniego wpisu na ten temat.
Krok 5
W razie potrzeby opisz dalsze manipulacje z dokumentem, który pozostał w rękach HR: jak i gdzie będzie przechowywana kopia, w jaki sposób zostanie wysłana pocztą, kto będzie odpowiedzialny za dalsze przechowywanie i ewentualne przekazanie osobom trzecim.
Krok 6
Podpisz kompilator i świadków kompilacji. Odszyfruj inicjały i tytuły. Jeżeli pracownik, który nie akceptuje dokumentów, odmawia podpisania tego aktu, zrób notatkę i poświadcz ją swoim podpisem i podpisem świadków.
