Na co dzień w każdej organizacji - w instytucji państwowej, w dużym czy małym przedsiębiorstwie, u indywidualnego przedsiębiorcy - istnieje potrzeba poświadczenia faktów wymagających druku. Najczęściej fakty te wiążą się z pieniędzmi lub potwierdzeniem podpisów urzędników (ich autentyczności) na różnych dokumentach. Jednocześnie istnieją dokumenty, na których odcisk stempla nie jest wymagany.
Każda osoba prawna musi posiadać pieczęć. Ta norma jest zapisana w prawie. LLC, CJSC, OJSC i inne organizacje muszą używać okrągłej pieczęci, której odcisk zawiera pełną nazwę firmy przedsiębiorstwa w języku rosyjskim oraz link do miejsca jego lokalizacji terytorialnej. Nazwa firmy może być również podana w języku obcym. Odcisk pieczęci pojawia się na liście szczegółów dokumentu, zgodnie z GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Zunifikowany system dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej. Wymagania dotyczące dokumentacji”(przyjęte 03.03.2003). Jednocześnie pieczęć, na przykład, nie znajduje się w wykazie obowiązkowych danych szeregu podstawowych dokumentów księgowych, z wyjątkiem dokumentów bankowych, pokwitowań kasowych, dokumentów przewozowych itp. Umowa musi być opieczętowana pieczęć, jeżeli jest to określone w samej umowie, warunek lub jeżeli na formularzu wskazano dwie litery „MP” („Miejsce pieczęci”). To samo dotyczy aktów wykonanej pracy (usług). Użycie pieczęci jest również przewidziane na pełnomocnictwie, które organizacja udziela pracownikowi (stanowisko to jest określone w Kodeksie cywilnym Federacji Rosyjskiej - klauzula 5 artykułu 185). Nie ma wymogu pieczęć w niektórych formach sprawozdań finansowych (przepisy rozporządzeń Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 22.07.2003 N 67n i od 02.07.2010 N 66n), jednak zgodnie z rozporządzeniami Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 15.10.2009 N 104n oraz od 05.05.2008 N 54n formularze deklaracji podatkowych (dla VAT, podatku dochodowego i innych) muszą być zaplombowane. Obowiązkowa certyfikacja z pieczęcią organizacji jest przewidziana dla najważniejszych dokumentów kadrowych: pierwsza strona zeszytu pracy, zaświadczenie o podróży (formularz nr T-10), akt przyjęcia pracy na podstawie umowy o pracę na czas określony (formularz nr T-73). W Kodeksie pracy Federacji Rosyjskiej (art. 57) wymóg pieczęci na umowie o pracę nie jest określony, ale w praktyce pieczęć jest zwykle umieszczana, biorąc pod uwagę fakt, że istnieje wiele dokumentów, dla których nie ma jednoznaczna decyzja o obecności lub braku pieczęci, organizacja powinna opracować własną kolejność (stanowisko, instrukcja), w której konieczne jest zarejestrowanie listy dokumentów wymagających poświadczenia pieczęcią. Przybliżona ich lista znajduje się w Państwowym Systemie Zarządzania Dokumentacją - 1988, 1991. Do wyboru mogą być następujące: - czynności (wykonana praca, ekspertyza, spisanie, odbiór obiektów itp.), - wskaźniki zużycia (np. dla metali szlachetnych), - próbki odcisków pieczęci, a także wzory podpisów pracowników, którym nadano uprawnienia do wykonywania operacji finansowych i gospodarczych, - listy gwarancyjne, - korespondencję z kierownictwem i strukturami różne organy rządowe (na przykład z usługą podatkową, funduszami pozabudżetowymi itp. Pieczęć może być wykonana nie jedna, ale kilka (po udokumentowaniu tego faktu) - dla każdego oddzielnego działu organizacji. Każda pieczęć będzie miała swoje specyficzne przeznaczenie – na przepustki, na dokumenty, na faktury. Pieczęć na dokumencie musi być umieszczona w miejscu arkusza, w którym znajduje się podpórka „MP” („Miejsce pieczęci”). Jeśli jej tam nie ma, pieczęć umieszcza się tak, aby nadruk nachodził na część wyrazu - oznaczenie stanowiska osoby podpisującej dokument. W takim przypadku podpis musi być wyraźnie rozpoznawalny, podobnie jak wszystkie informacje z odcisku pieczęci.
