Pisemne jest pismo do klienta, jeśli nie jest możliwe wywiązanie się z jego zobowiązań przez Twoją organizację, jeśli nie przekazał pieniędzy za dostarczony towar i jeśli istnieje potrzeba poinformowania go o nowym asortymencie.
Instrukcje
Krok 1
Rozpocznij swój list od pytania kogoś reprezentującego organizację klienta. W tej części listu odpowiednie są takie wyrażenia grzecznościowe, jak „Drogi Iwan Andriejewicz”, „Pan Remizow”. Jeżeli w firmie klienta nie ma konkretnej osoby, z którą nawiązano relacje, prosimy o kontakt z „Szanowni Państwo”.
Krok 2
Przedstaw się nazwą swojej organizacji. Użyj standardowych zwrotów, na przykład „MontazhSpetsStroy LLC chciałby wyrazić szacunek dla Ciebie i życzyć pomyślności Twojej organizacji”. Pozwoli to zorientować się w orientacji klienta, czytając główny tekst, nie będzie się zastanawiał nad tym, kto jest adresatem listu.
Krok 3
Sformułuj powód listu. Od tego zależy forma pisania i treść wiadomości. Najczęstszym powodem pisania listów do klienta jest brak zapłaty za dostarczony towar lub wykonane usługi. W takim przypadku należy zapoznać się z odpowiednią klauzulą umowy, wskazać, że klient jest odpowiedzialny za opłacenie faktury w określonym terminie. Jeśli nie jest to Twój pierwszy list na ten temat, odwołaj się do odpowiedzialności klienta za niewywiązanie się z obowiązków określonych w punkcie X umowy dostawy. Pamiętaj, że w przypadku niepłacenia rachunków będziesz musiał udać się do sądu.
Krok 4
Przeproś klienta, jeżeli powodem napisania pisma był brak możliwości dostarczenia mu towaru w terminie określonym w umowie. Nie próbuj wyjaśniać powodów, dla których brakuje Ci czasu dostawy, klient nie jest tym zainteresowany, lepiej poinformować go o tym, jak długo Twoja organizacja będzie w stanie wywiązywać się ze swoich zobowiązań wynikających z umowy. Na końcu listu użyj zwrotów „Dziękujemy za wyrozumiałość”, „Mamy nadzieję na dalszą współpracę”.
Krok 5
Poinformuj klienta o nowej linii produktów oferowanej przez Twoją firmę, jeśli Twój partner nie wie o zmienionym asortymencie. W takim piśmie wskazane jest wskazanie, jakie rabaty otrzyma klient przy sporządzaniu nowych umów na dostawy jako stały klient.
Krok 6
Zapisz się na końcu listu. Zostaw swoje dane kontaktowe, aby klient wiedział, jak skontaktować się z Twoją organizacją. Życzymy wszystkiego najlepszego dla organizacji i osoby ją reprezentującej.
