Niezależnie od tego, czy pierwszy kontakt z potencjalnym partnerem biznesowym został nawiązany przez telefon, czy doszło do porozumienia ustnego, w praktyce obrotu biznesowego istnieje zwyczaj wspierania rozpoczęcia relacji pismem urzędowym z ofertą współpracy.
Instrukcje
Krok 1
W pierwszej części listu, która ma nie więcej niż jeden akapit, napisz, jaką firmę reprezentujesz, i pozdrów w jej imieniu kierownictwo potencjalnego partnera. Właściwe jest użycie zwrotów takich jak „Nasza firma życzy pomyślności biznesowej”, „w imieniu takiej a takiej firmy wyrażamy Państwu szacunek”. Pamiętaj, aby podać nazwę swojej organizacji. Pamiętaj, że w postaci spamu do każdej firmy trafia kilkanaście listów z propozycją zawarcia umowy, więc adresat powinien od razu zrozumieć, czyja propozycja jest omawiana.
Krok 2
W dalszej części listu przypomnij potencjalnemu partnerowi, że istniały już wstępne umowy między Twoimi firmami na konkretną umowę lub usługę. Możesz użyć takich zwrotów jak "Kontynuując nasze negocjacje…", "Rozważyliśmy Twoje życzenia dotyczące…". Wyjaśnij adresatowi, że ta oferta współpracy nie jest stereotypowa i podstawowa, jak dla wszystkich klientów, ale jest opracowana specjalnie dla tej firmy i uwzględnia wszystkie cechy tego konkretnego biznesu.
Krok 3
W największej części oferty wskaż jakie usługi lub towary oferujesz, jaki jest ich koszt, czas dostawy. Informacje przedstawione w tabelach są łatwiejsze do zrozumienia. Zaproponuj klientowi kilka opcji z różnymi kosztami, ilością i zakresem świadczonych usług, aby mógł wybrać najbardziej odpowiednią kombinację. Podkreśl korzyści, jakie uzyska klient, zawierając umowę z Twoją organizacją. W tym miejscu możesz wskazać rabaty, oferty specjalne dla stałych partnerów, możliwość zawarcia umów o świadczenie usług dodatkowych lub dostawę innych towarów na wyjątkowo korzystnych warunkach.
Krok 4
Poświęć ostatnią część życzeniom i pożegnalnym słowom. Używaj standardowych zwrotów, na przykład „Mamy nadzieję na obopólnie korzystną współpracę…”, „Najlepsze życzenia…”. Koniecznie zapisz się i zostaw swoje współrzędne, aby w przypadku pozytywnej decyzji klient nie szukał numeru telefonu ani adresu e-mail, pod którym można się z Tobą skontaktować.
