Każde przedsiębiorstwo zawiera umowy (o pracę, dostawę, zakup towarów). Z reguły są przechowywane w archiwach. Dla wygody korzystania z tych dokumentów, a także dla wyeliminowania przyczyny ich utraty, są one rejestrowane. Powstaje specjalny dziennik, w którym odnotowuje się szczegóły kontraktów, dodatkowych uzgodnień do nich, a także ustala się chronologię ich ruchu.
Czy to jest to konieczne
- - dziennik rozliczania kontraktów w formie papierowej;
- - oprogramowanie do rozliczania kontraktów;
- - dokumenty firmowe.
Instrukcje
Krok 1
Nie ma jednolitego formularza dokumentu dotyczącego księgowania umów. Ale możesz go opracować samodzielnie lub kupić specjalne oprogramowanie przeznaczone do przechowywania informacji o umowach. Ale pierwsza opcja jest bezpłatna, zatrzymaj się tam, jeśli nie potrzebujesz dodatkowych kosztów.
Krok 2
Wpisz nazwę dokumentu na stronie tytułowej dziennika księgowego umowy. Podaj nazwę swojej firmy. Jeśli firma jest wystarczająco duża, warto mieć osobny magazynek dla każdej jednostki konstrukcyjnej. W takim przypadku wpisz nazwę działu. Wpisz datę złożenia dokumentu, dane osobowe, stanowisko osoby odpowiedzialnej za prowadzenie dziennika. Z reguły jest to oficer personalny, który sporządza umowy z personelem, pracownik działu prawnego zajmujący się obsługą umów z kontrahentami.
Krok 3
Wpisz nazwę dokumentu na stronie tytułowej dziennika księgowego umowy. Podaj nazwę swojej firmy. Jeśli firma jest wystarczająco duża, warto mieć osobny magazynek dla każdej jednostki konstrukcyjnej. W takim przypadku wpisz nazwę działu. Podaj datę złożenia dokumentu, dane osobowe, stanowisko osoby odpowiedzialnej za prowadzenie dziennika. Z reguły jest to oficer personalny, który sporządza umowy z personelem, pracownik działu prawnego zajmujący się obsługą umów z kontrahentami.
Krok 4
Zrób osiem wykresów za pomocą arkusza kalkulacyjnego. Drukuj na papierze. W pierwszej kolumnie dziennika należy wpisać numer seryjny umowy, w drugiej numer przypisanego do niej dokumentu przy zawarciu umowy. W trzeciej i czwartej kolumnie dziennika księgowego umowy wpisz datę rozpoczęcia, datę ważności dokumentu. W piątej kolumnie wskaż przedmiot zamówienia. Na przykład na dostawę komponentów.
Krok 5
W szóstej kolumnie wprowadź nazwę kontrahenta (dostawcy, kupującego), pracownika (przy uwzględnieniu umów o pracę z personelem). W siódmej kolumnie czasopisma napisz, w którym folderze znajduje się umowa (z reguły folderom przypisywany jest numer w archiwach), wskaż lokalizację folderu. W ósmej kolumnie umieść podpis osoby odpowiedzialnej za przechowywanie dokumentów (z podaniem jego nazwiska, inicjałów). Zmieniając pracownika, sporządź akt przeniesienia umów, dziennik ich księgowości.
Krok 6
Jeśli uważasz, że ręczne śledzenie umów jest niewygodne, zamów opracowanie oprogramowania lub kup gotowy program. Może to trochę kosztować, ale w formie elektronicznej taki magazyn ma swoje zalety. Na przykład podczas rejestrowania umowy możesz określić ścieżkę do dokumentu na komputerze.
