Zarządzanie pracą działu jest niemożliwe bez planowania, zwłaszcza dla tych firm, których działalność związana jest z produkcją lub handlem. Umiejętnie sporządzony plan pracy działu ułatwia monitorowanie realizacji jego wskaźników i pozwala uzyskać pełny zwrot od każdego pracownika działu. Plany można sporządzać zarówno z perspektywą długoterminową – na rok i kwartał, jak iz perspektywą krótkoterminową – plany operacyjne na miesiąc, tydzień i dzień. Ale podstawą pracy działu jest długoterminowy plan na rok.
Instrukcje
Krok 1
Przeprowadź wywiady z kierownikami działów i sporządź raport analityczny z pracy działu w ciągu ostatnich kilku lat na podstawie otrzymanych od nich danych. Dla wiarygodnych statystyk analizowany okres powinien wynosić co najmniej trzy lata. Przeanalizuj dynamikę działu, wykorzystując charakterystyczne wskaźniki jego pracy, opracuj realistyczne cele.
Krok 2
Porównaj otrzymane wskaźniki z tymi, które istnieją w tej chwili. Na podstawie tych danych sformułuj cele i zadania działu na dany rok. Zastanów się, jak realistyczne jest zwiększenie tempa produkcji i jak można to osiągnąć. Jeśli planujesz zwiększyć je o kilkadziesiąt procent, to w tym przypadku możesz to zrobić tylko poprzez zintensyfikowanie wysiłków, ale jeśli planujesz znacznie zwiększyć główne wskaźniki, to aby je osiągnąć, musisz przemyśleć i poważnie przekształcić cały proces produkcyjny, co również powinno znaleźć odzwierciedlenie w planie.
Krok 3
Zaplanuj realizację planu pod względem czasowym, biorąc pod uwagę czynniki sezonowe. Jeśli praca działu jest związana z tym, jak będą pracować dostawcy lub z terminami realizacji umów z podmiotami zewnętrznymi, również to weź pod uwagę. Przypisz odpowiedzialność za każdą pozycję w planie pracy działu.
Krok 4
Pamiętaj, że brak regularnego nadzoru sprawia, że praca staje się uciążliwa. Aby urzeczywistnić swój plan, zaplanuj regularne przeglądy i raporty przez kierowników liniowych. Raportowanie zapewni Ci realne zarządzanie działem.
Krok 5
Zapoznać kierowników działów z planem pracy działu, na podstawie którego powinni sporządzać indywidualne plany roczne. Popraw i sfinalizuj plan na podstawie informacji zwrotnych od podwładnych oraz planów, które przekażą Ci szefowie działów.
