Rano trzeba było szybko skończyć wczorajszą pracę. Szef sprawdził iw ostatniej chwili poprosił o naprawienie czegoś. Potem były ważne negocjacje z klientem, a drugą połowę dnia na ogół spędzałem na niekończących się rozmowach telefonicznych i bieganiu, trzeba było nawet opóźnić się o godzinę. Poświęć 10 minut rano na układanie planu pracy na cały dzień, a wszystko stanie się łatwiejsze!
Instrukcje
Krok 1
Zacznij od ogólnego ustalenia priorytetów. Na pewno masz mniej i bardziej pilne projekty. Również twoje doświadczenie może prawdopodobnie powiedzieć ci, które z projektów są najbardziej czasochłonne i czasochłonne, a które można zrobić wystarczająco szybko. Oczywiście zaznacz te pierwsze. To one są najważniejsze.
Krok 2
Praca nad dowolnym projektem z reguły odbywa się zgodnie z określonym algorytmem i składa się z kroków. Byłoby miło przepisać taki algorytm krok po kroku, przynajmniej przybliżony, kiedy pojawia się każdy nowy projekt.
Powiedzmy:
1. sporządzić listę dokumentów na żądanie klienta.
2. zażądać dokumentów od klienta.
3. analizować dokumenty.
4. zorganizować nowe spotkanie i przedyskutować problemy i rozwiązania.
5. przygotować wniosek.
Oczywiście wykonanie każdego z tych kroków może zająć więcej niż jeden dzień. W związku z tym taki krok należy rozbić na mniejsze jednostki. Muszą być również uwzględnione w dziennym planie. Ogólnie rzecz biorąc, twój plan powinien być jak najbardziej szczegółowy, bez elementów takich jak „wreszcie zajmij się projektem NN”.
Krok 3
Podkreśl ważne i pilne sprawy. To, co ważne, nie zawsze jest pilne i odwrotnie. Taki wybór pomoże dokładniej określić czas poświęcony na każdą pozycję Twojego planu i interwał, w którym go wykonasz (od razu, przed obiadem, późnym popołudniem itp.).
Krok 4
Oczywiście najlepiej zacząć od robienia rzeczy, które są dla Ciebie zarówno pilne, jak i ważne. Na przykład jakaś krytyczna sytuacja, "palenie" porządku. Wtedy warto przejść do spraw po prostu ważnych – opracowania nowej koncepcji, opracowania projektu umowy. Nie jest to już rozwiązanie konkretnych problemów, ale modelowanie sytuacji, planowanie długoterminowe, czyli wszystko, co przyniesie znaczące rezultaty w przyszłości. Zwykle zajmują większość czasu, co jest dobre!
Krok 5
Jeśli chodzi o sprawy pilne lub niepilne, ale nieważne, niech zostaną „na później”, choć brzmi to dziwnie w stosunku do tego, co wydaje się pilne. Jeśli sprawa jest pilna, niech zostanie załatwiona jak najszybciej, ale nie ze szkodą dla ważniejszych spraw. Jak pokazuje praktyka, dużo czasu poświęca się na coś, co wydaje się wymagać szybkiej odpowiedzi (na przykład korespondencja), ale ogólnie nie ma to większego znaczenia.
Krok 6
Oczywiście sytuacja wokół nas ciągle się zmienia i nie zawsze jesteśmy w stanie zrealizować nasz plan. Jednak sam fakt codziennego planowania pomaga sformułować ważne dla nas pytania i ustalić priorytety. Ponadto posiadanie planu zmniejsza możliwość zapomnienia o jakiejkolwiek działalności w zgiełku.
