W każdej organizacji, nawet małej, wystawianych i przechowywanych jest wiele różnych zamówień i zamówień. Jeśli wszystkie zostaną zarejestrowane i złożone w jedną rzecz, prędzej czy później doprowadzi to do zamieszania. A przedstawiciele organów kontrolnych raczej nie zaaprobują takiego prowadzenia ewidencji.
Instrukcje
Krok 1
Aby poprawnie podzielić zamówienia wydane w przedsiębiorstwie, musisz kierować się następującymi dokumentami:
- zatwierdzony przez Rosarkhiv „Lista typowych dokumentów zarządczych generowanych w działalności organizacji, wskazujących czas przechowywania”;
- instrukcje pracy biurowej (opracowane przez organ zarządzający).
Na podstawie tych dokumentów w każdym przedsiębiorstwie należy opracować nomenklaturę przypadków. Na jej podstawie rozdzielane są rozkazy, instrukcje i inne dokumenty.
W zależności od wielkości przedsiębiorstwa i jego struktury opracowaną nomenklaturę spraw można podzielić na działy ze wskazaniem kodu literowego lub może mieć charakter ogólny.
W każdym razie wszystkie zamówienia w przedsiębiorstwie są warunkowo podzielone na zamówienia na działalność główną i gospodarczą oraz zamówienia dla personelu.
Krok 2
Zamówienia na działalność główną i gospodarczą z reguły prowadzi sekretarz (chyba, że w odrębnym zamówieniu określono inaczej). Odpowiada również za rejestrację, przechowywanie i archiwizację tych zamówień.
Dokumenty różnią się czasem przechowywania. Zamówienia na główną działalność przedsiębiorstwa (na strukturę organizacyjną, do zatwierdzenia tabeli kadrowej, do wprowadzania w niej zmian itp.) Posiadają linie magazynowe - stale. Pod koniec roku kalendarzowego przekazywane są do archiwum przedsiębiorstwa.
Zlecenia dotyczące kwestii ekonomicznych i operacyjnych są przechowywane przez 5 lat. Są one kolejno numerowane bez litery. Jeśli ilość zamówień wydanych w przedsiębiorstwie jest duża, w ciągu roku są one dzielone na tomy. Po upływie okresu przechowywania są niszczone wraz z rejestracją odpowiedniego aktu.
Krok 3
Zlecenia dla personelu są sporządzane i przechowywane w dziale zarządzania personelem przedsiębiorstwa. Różnią się również okresem przydatności do spożycia.
Osobnym przypadkiem są nakazy przyjęcia, zwolnienia i przeniesienia z okresem przechowywania 75 lat. Tutaj składane są również zlecenia zmiany nazwiska, dłuższa podróż służbowa, długoterminowe tymczasowe przeniesienie pracowników itp. Dokumenty te są rejestrowane w dzienniku, posiadają ciągłą numerację i litery (najczęściej „ls”, „k”). Na koniec roku takie zamówienia są zszywane w jeden folder wraz z rejestrem rejestracyjnym i przekazywane do archiwum.
Krok 4
Zlecenia na wakacje (regularne, bez wynagrodzenia itp.), krótkoterminowe wyjazdy służbowe i przelewy sporządzane są w osobnym pliku, są przechowywane przez 5 lat. Do numeru zamówienia dodawana jest litera (na przykład „o” lub kod działu).
Zlecenia do odbioru mają taki sam okres przechowywania. Zaleca się jednak przechowywanie ich osobno, ponieważ towarzyszą im materiały analityczne (noty wyjaśniające, protokoły, zawiadomienia i decyzje komisji związkowej itp.).
Po upływie okresu przechowywania zamówienia te są niszczone.
Krok 5
Zaleca się również oddzielne przechowywanie zamówień promocyjnych (okres przechowywania - 75 lat). W odrębnym przypadku składane są zamówienia na promocję zarówno własnego przedsiębiorstwa, jak i przełożonego. Sprawa jest składana w archiwum w stanie, w jakim jest tworzona.
