Przygotowując wspólny projekt pomiędzy różnymi organizacjami lub oddziałami jednego przedsiębiorstwa, często konieczne jest omówienie poszczególnych szczegółów i warunków realizacji. W tym przypadku uruchamiany jest mechanizm koordynacyjny, który pozwala, uwzględniając interesy stron, wypracować wspólne stanowisko w sprawie całej listy spraw. Projekt takiego listu podlega ogólnym prawom pracy biurowej, ale ma pewne osobliwości.
Instrukcje
Krok 1
Przygotuj listę spraw do uzgodnienia. Co do zasady pismo zawierające takie warunki jest samodzielnym dokumentem poprzedzającym zawarcie umowy głównej. W niektórych przypadkach może służyć jako dokument wewnętrzny niezbędny do opracowania ogólnego rozwiązania i wymagający potwierdzenia kwalifikowalności z różnych usług (ochrony, prawa, finansów, projektowania itp.). W innych przypadkach jest przygotowany do omawiania kontrowersyjnych kwestii z organizacjami partnerskimi w pracach nad wspólnym projektem.
Krok 2
Aby sporządzić pismo odwoławcze do kontrahenta, będziesz potrzebować jego danych i samych warunków, które są przedmiotem umowy. List należy rozpocząć od wskazania adresata w prawym górnym rogu (nazwa organizacji partnerskiej, tytuł, nazwisko i inicjały osoby odpowiedzialnej). Tutaj krótko poinformuj temat listu „w sprawie zatwierdzenia…”. W takim przypadku nie musisz wpisywać nazwy dokumentu. Pierwsza fraza listu będzie apelem imiennym i patronimicznym do osoby odpowiedzialnej za opracowanie części projektu, którą prowadzi ich organizacja. Oczywiście nie zapominając o dodaniu słowa „Kochanie”. Następnie poproś o rozważenie proponowanych warunków, podając ich listę i podejmij decyzję o zatwierdzeniu.
Krok 3
W końcowej części pisma poinformuj o terminie, w którym konieczne jest wykonanie umowy i wprowadzenie niezbędnych zmian lub zaakceptowanie propozycji w całości. Po nim następuje data listu, podpis osoby odpowiedzialnej i jego transkrypcja w nawiasach.
Krok 4
Należy pamiętać, że list akceptacyjny może być albo głównym dokumentem zabezpieczającym warunki umowy przedwstępnej, albo dokumentem towarzyszącym. Pismo, do którego zostanie dołączony protokół odbioru lub inny dokument w postaci wykazu lub wykazu będzie musiało zawierać pozycję „Załącznik”. W nim należy wymienić załączone dokumenty (po uprzednim ich numerowaniu) proponowane do uzgodnienia przez strony.
