Od tego, jak racjonalnie zorganizowane są działania menedżera, zależeć będzie efektywność pracy całego działu lub działu. Bez względu na specjalizację i charakterystykę produkcji jest kilka punktów, nad którymi trzeba będzie popracować.
Instrukcje
Krok 1
Zwróć uwagę na organizację miejsca pracy menedżera. Do normalnej pracy potrzebny jest wygodny stół i krzesło, komputer z zainstalowanym na nim oprogramowaniem. Potrzebujesz również telefonu z dostępem do linii wewnętrznych i zewnętrznych. Drukarka, kserokopiarka i inny sprzęt biurowy są niezbędne w przypadkach, gdy praca kierownika wiąże się z dużą ilością dokumentacji.
Krok 2
Niezbędne jest zapewnienie pracownikowi materiałów biurowych. Może to być pamiętnik, kilka zestawów papieru (do pisania, samoprzylepnych itp.), długopisy, kalkulatory itp. Aby szybko i sprawnie pracować z dokumentacją i korespondencją, należy przemyśleć sposób przechowywania dokumentów – według kategorii, w kolejności alfabetycznej, według pilności itp. Szafa na dokumenty powinna składać się z kilku półek, a teczki na dokumenty powinny być uporządkowane i skatalogowane, jeśli to konieczne. Pilną korespondencję można przechowywać na pulpicie w specjalnej tacce.
Krok 3
Konieczne jest nauczenie się prowadzenia rozmów telefonicznych tak sprawnie i jak najszybciej. Aby to zrobić, kierownik powinien mieć dział pomocy - wszystkie niezbędne telefony powinny być zawsze pod ręką (wygodnie jest użyć do tego komputera, na którym będą przechowywane wszystkie dodatkowe informacje o kontaktach). Przed nawiązaniem połączenia musisz go zaplanować, ocenić temat, zapisać pytania. Oszczędza czas menedżera, przekierowując połączenia do sekretarki.
Krok 4
Szczególną uwagę należy zwrócić na przygotowanie spotkań prowadzonych przez kierownika – liczba osób nie powinna przekraczać 10 osób, należy zachować protokół, czas trwania spotkania powinien być jasno określony.
Krok 5
Zasady zarządzania czasem mają zastosowanie do organizacji działań menedżera na każdym szczeblu. Staranne zaplanowanie dnia pracy, w którym wszystkie wydarzenia są zaplanowane z minuty na minutę, pozwoli zaoszczędzić znaczną ilość czasu i osiągnąć wysokie wyniki.
Krok 6
Menedżer musi umieć dobrze mówić, więc uczestnictwo w różnych seminariach, szkoleniach i kursach nie tylko poszerzy jego horyzonty, ale także pomoże mu nauczyć się podkreślać to, co najważniejsze w swoim wystąpieniu. Znajomość psychologii pozwoli menedżerowi szybko znaleźć wspólny język z podwładnymi i współpracownikami.
