Znaczną część wydatków, które pracownik ponosi podczas podróży służbowej, zwłaszcza jeśli są one klasyfikowane jako służbowe, ponosi organizacja. Aby prowadzić ewidencję wydatków finansowych, konieczne jest ich spisanie z rachunków przedsiębiorstwa przez księgowego. Jak może to zrobić?
Niezbędny
- - zlecenie wyjazdu służbowego;
- - kalkulator.
Instrukcje
Krok 1
Określ, ile firma powinna wydać pracownikowi, aby zrekompensować wydatki. Zgodnie z prawem Federacji Rosyjskiej pracodawca musi zapłacić pracownikowi podróż do miejsca podróży służbowej, zakwaterowanie w hotelu lub wynajmowane mieszkanie na czas pobytu w innym mieście i kraju, a także dietę. Konkretna wysokość dziennej diety nie jest określona w ustawie. Powinna być określona przez wewnętrzne rozkazy kierownictwa firmy. Kwoty diet mogą się różnić w zależności od miejsca podróży, a nawet być przydzielane indywidualnie na podstawie umowy o pracę lub zlecenia wyjazdu służbowego. Ponadto organizacja może odrębnie opłacać inne wydatki pracownika, na przykład wydatki reprezentacyjne i prezenty dla partnerów biznesowych. Informacje te można uzyskać z zamówienia na wysłanie w podróż służbową.
Krok 2
Oblicz wysokość swojej dziennej diety. Zależą od liczby dni, które dana osoba spędza w podróży służbowej. Odliczanie rozpoczyna się od momentu opuszczenia przez osobę terytorium osady, w której znajduje się organizacja. Przykładowo, jeśli pracownik leci w podróż służbową 15 września samolotem odlatującym o 23.30, to powinien zacząć otrzymywać diety od dnia wylotu, czyli od 15 września.
Krok 3
Prawidłowo umieszczaj informacje o kosztach podróży w księgach rachunkowych swojej firmy. Wszelkie płatności związane z podróżami służbowymi muszą być rejestrowane w kategorii „Wydatki na zwykłe czynności”. W niektórych przypadkach, na przykład, jeśli podróż służbowa wiąże się z zakupem nowego sprzętu, wszystkie wydatki na nią są uwzględnione w kolumnie wydatków przedsiębiorstwa związanych z tego rodzaju działalnością.
Same pieniądze są obciążane z kont firmy oznaczonych jako „Produkcja główna”, „Koszty produkcji” lub „Wydatki gospodarstwa domowego”. W takim przypadku dokumenty odzwierciedlają cel płatności „Płatność na rzecz pracownika z tytułu rozliczanych kosztów podróży”.
