Wyjeżdżając w podróż służbową, pracownicy firmy otrzymują pełny zwrot kosztów poniesionych podczas podróży. Są one udokumentowane, stanowią załącznik do raportu zaliczkowego, raportu z podróży służbowej. Koszty, które ponosi firma, są ewidencjonowane w lokalnym akcie przedsiębiorstwa zwanym „Regulaminem podróży służbowych”.
Niezbędny
- - dokumenty na podróż służbową;
- - raport z wyprzedzeniem;
- - dokumentów potwierdzających;
- - układ zbiorowy spółki.
Instrukcje
Krok 1
Jeśli Twoja firma początkowo planuje wysłać pracowników w podróż służbową, zapisz procedurę przetwarzania dokumentów i zwrotu kosztów podczas podróży w układzie zbiorowym, innym lokalnym akcie prawnym organizacji. Z reguły taki dokument nazywa się regulaminem podróży. Koniecznie zapoznaj pracowników z umową za pokwitowaniem. Jeżeli w firmie istnieje związek zawodowy, należy wziąć pod uwagę opinię jego przewodniczącego, który jest organem z wyboru.
Krok 2
Po powrocie pracownik zobowiązany jest sporządzić raport z podróży służbowej, w tym raport zaliczkowy, płatności dokonywane są na podstawie tych dokumentów. Ponadto raport zaliczkowy wypełniany jest w ciągu trzech dni od daty przybycia do firmy. Wyjeżdżając w podróż, dział księgowości wydaje pracownikowi odpowiedzialne pieniądze. Jeżeli kwoty faktycznie wydane i wcześniej wydane specjaliście różnią się od siebie, dokonywane jest ponowne przeliczenie. W takim przypadku różnica jest zwracana przez pracownika do kasy przedsiębiorstwa, jeśli jest dodatnia, lub przekazywana pracownikowi, jeśli wynik jest ujemny. Ponadto wysokość dokumentu AO-1 jest zatwierdzana przez dyrektora. Dopiero po dokonaniu płatności ponowne przeliczenie (jeśli istnieje).
Krok 3
Przygotowując zaliczkę na odwrocie dokumentu, specjalista wracający z podróży służbowej przepisuje listę wydatków poniesionych podczas podróży. Następnie spisywana jest lista dokumentów, które są potwierdzeniem wydatków. Są to bilety (samochodowe, lotnicze, kolejowe), czeki na żywność, mieszkanie i inne wydatki, które są uzgadniane z pracodawcą. Należy pamiętać, że diety dzienne nie muszą być potwierdzane, ponieważ są one zwykle stałe. Wszystkie koszty podróży są zwolnione z podatku dochodowego. Ponadto istnieją ustalone kwoty, w ramach których można uwzględnić dietę dzienną jako wydatki zwolnione z podatku.
