List serwisowy jest powszechnym sposobem informowania osób trzecich za pośrednictwem poczty. Stosuje się go, gdy konieczne jest posiadanie pisemnego potwierdzenia przekazania ważnej informacji partnerowi lub gdy nie jest możliwe skorzystanie z innych form komunikacji. Ten dokument ma wiele odmian, ale istnieją ogólne zasady, które należy wziąć pod uwagę przygotowując taki list.
Niezbędny
Papier firmowy
Instrukcje
Krok 1
Aby rozpocząć, zdobądź papier firmowy swojej organizacji specjalnie zaprojektowany dla tych listów. Jego główną różnicą w stosunku do standardowego papieru firmowego jest obecność danych pocztowych wraz z danymi bankowymi. Jeśli tak nie jest w Twoim przedsiębiorstwie, przygotuj własną wersję. Umieść tutaj logo i podaj nazwę organizacji, dane bankowe, adres pocztowy, telefony, faks i e-mail do komunikacji.
Krok 2
W prawym górnym rogu należy wskazać adresata pisma (nazwa firmy, adres pocztowy, stanowisko, imię i nazwisko kierownika). Jeśli list jest adresowany do kilku organizacji, ich adresy są umieszczane jeden po drugim, ale nie więcej niż cztery z rzędu i bez określenia liderów. Teraz przejdź bezpośrednio do tekstu listu, ponieważ ten dokument nie podaje jego nazwy (w przeciwieństwie do aktów, notatek itp.). Zamiast tego możesz zwięźle wskazać temat pisma, istotę swojego odwołania – „o opóźnionej płatności”, „o zmianie warunków” itp.
Krok 3
Tekst listu powinien być utrzymany w stylu biznesowym. Opisz istotę sprawy tak zwięźle i dokładnie, jak to możliwe, aby uniknąć zamieszania podczas przekazywania ważnych informacji. Jeden list powinien dotyczyć jednego problemu. Nie próbuj rozwiązywać wszystkich problemów między tobą a twoim partnerem w jednym liście. Każdy powinien być rozpatrywany osobno, ponieważ wykonawcy mogą być różni, a dodatkowo może to mieć znaczenie w przypadku sporów wymagających rozstrzygnięcia w sądzie. W związku z tym najlepiej nie wyświetlać objętości listu poza jedną stronę.
Krok 4
Na koniec wymień wszelkie dodatkowe dokumenty w sekcji Załączniki. Zostaw miejsce na podpis kierownika i odszyfruj jego podpis w nawiasie (nazwisko, inicjały). Pamiętaj, aby podać pełne imię i nazwisko wykonawcy oraz numer telefonu biurowego do komunikacji. Podpisz oryginalny dokument u swojego przełożonego i zarejestruj list u sekretarza organizacji jako dokument wychodzący.
